Configurer les modèles d'approbation et vérifier les processus

Un modèle d'approbation définit les participants, étapes et options associées. Le déclenchement dépend toujours de la stratégie ou règle du processus métier ; créer un modèle ne soumet pas automatiquement toutes les opérations à approbation. Les usages et participants disponibles peuvent varier selon le processus. Les commandes ci-dessous se réfèrent à l’interface anglaise ; leurs libellés peuvent différer dans une autre langue de console.

Cette page décrit les modèles ordinaires et illustre leur utilisation avec une stratégie de retrait de filigrane de fichier. Les modèles virtuels fonctionnent différemment et ne doivent pas être considérés comme équivalents à une approbation humaine.

Un modèle d’approbation existant répondant aux exigences d’usage, d’approbateurs et de processus peut être réutilisé après vérification de sa référence dans la stratégie métier ; il n’est pas nécessaire de le recréer pour chaque demande. Les étapes de création ci-dessous s’appliquent si un nouveau modèle est nécessaire. Seules les personnes autorisées peuvent modifier les modèles ou stratégies métier, et enregistrer un modèle ne crée pas de demande.

Préparation

• La gestion des modèles d’approbation, la modification de la stratégie métier cible ainsi que la consultation et le traitement des approbations exigent les droits correspondants. Plusieurs personnes habilitées peuvent collaborer. Déterminez usage, étapes, approbateurs et périmètre pilote.
• Vérifiez la disponibilité des comptes et définissez, selon les règles de l'organisation, le traitement des exceptions de nœud, des absences et des urgences. Préparez un fichier de test non sensible, un poste pilote et des participants informés.
• Identifiez l'usage associé requis. Déchiffrement, sortie de fichier et retrait de filigrane ne sont pas interchangeables sur la seule base du nom du modèle.

Créer un modèle ordinaire

1. Dans Objects & Templates, ouvrez Approval Template (modèles d'approbation) et choisissez de créer un modèle ordinaire.
2. Dans General Settings (paramètres généraux), renseignez le nom et la description nécessaire, puis choisissez le type d'usage et les usages associés applicables. Pour l'exemple, choisissez Remove file watermark (retirer le filigrane du fichier). Sélectionnez au moins un usage associé proposé.
3. Examinez When approver node is exceptional (exception du nœud d'approbation). La page propose Auto approve (approbation automatique) et Auto reject (refus automatique). Choisissez selon les exigences de risque de l'organisation, et non par simple commodité.
4. Dans Workflow Settings (paramètres du processus), ajoutez une étape, indiquez son nom et le mode multi-approbateurs, sélectionnez les personnes puis enregistrez l'étape. Ajoutez les étapes nécessaires et vérifiez leur ordre et leurs participants. Enregistrer une étape n'enregistre pas tout le modèle.
5. Dans une étape, All Must Approve exige l'accord de tous ; Any Can Approve exige l'accord d'une personne. Choisissez selon les règles de l'organisation et vérifiez l'ordre réel avec une demande contrôlée.
6. Configurez si nécessaire Allow transfer approval (autoriser le transfert), les candidats et les destinataires en copie. L'activation exige de sélectionner des candidats ; des exclusions mutuelles et des restrictions liées à l'usage peuvent s'appliquer. Après modification d'usage, d'activation ou de personnes, vérifiez les listes d'étapes, de transfert et de copie. Désactiver le transfert ne garantit pas la suppression automatique des anciens candidats.
7. Vérifiez et enregistrez tout le modèle, puis contrôlez son nom et ses usages dans la liste. L'enregistrement ne signifie pas qu'une stratégie l'utilise ni qu'une demande a été approuvée.

Le traitement d’exception peut s’appliquer lorsqu’un approbateur en attente est supprimé ou, pour une demande issue d’un terminal, ne dispose plus du périmètre de gestion de ce terminal. Auto approve peut permettre à l’étape de remplir sa condition sans action de cette personne et de continuer ; à la dernière étape, le processus peut ainsi être approuvé. Auto reject peut refuser et terminer tout le processus. Le résultat dépend aussi de l’étape, des autres approbateurs et du type de demande. Maintenez régulièrement les approbateurs et leurs périmètres et testez les exceptions avec des demandes contrôlées. Une approbation automatique n’est pas une revue humaine.

Lors de la modification d’un modèle existant : si le nom, les usages, le circuit ou les personnes ne se chargent pas correctement, ne considérez pas les champs vides comme la configuration enregistrée et ne poursuivez pas l’enregistrement. Revenez à la liste, rouvrez le modèle et vérifiez-le ; si le problème persiste, contactez l’administration ou le support. Dans une configuration existante, si une même personne est approbatrice d’une étape et candidate au transfert, la modification du circuit peut la retirer de l’étape. Désactiver le transfert n’efface pas nécessairement les candidats conservés. Vérifiez et ajustez d’abord les candidats, puis contrôlez les approbateurs de chaque étape et le commutateur avant d’enregistrer. Si vous ne pouvez pas confirmer la configuration, annulez et contactez l’administration.

Utiliser et vérifier le modèle avec le filigrane de fichier

Vérifiez d’abord que le modèle de filigrane de fichier convient, ainsi que la stratégie pilote applicable et les paramètres d’approbation. Si le modèle et les paramètres répondent aux besoins et que la stratégie, les commutateurs général et de filigrane de fichier ainsi que l’approbation sont activés, passez les étapes 1 à 3 et effectuez le test ; ne modifiez et n’enregistrez les paramètres qu’en cas de besoin et avec les autorisations nécessaires.

1. Dans Objects & Templates > Watermark Template, préparez un modèle de filigrane destiné aux fichiers. Dans DLP > Policy, créez ou modifiez une stratégie pilote et vérifiez sa période d'effet et ses postes cibles.
2. Activez Watermark (filigrane), ouvrez File watermark (filigrane de fichier), activez le filigrane et choisissez le modèle. Configurez l'URL applicable et vérifiez la correspondance de l'adresse pilote ; au moins une URL valide est requise.
3. Dans les mêmes paramètres, activez Approval (approbation), sélectionnez le processus de retrait applicable et vérifiez les conditions disponibles. Enregistrez d'abord la fenêtre de filigrane, puis toute la stratégie et attendez sa réception et son application sur le poste pilote.
4. Avant l’essai pilote, confirmez que le terminal a reçu et appliqué la stratégie applicable. Avec un PDF de test non sensible, vérifiez le filigrane et le fonctionnement normal dans le parcours de téléchargement Web Windows décrit. Soumettez une demande de retrait selon la procédure de l'organisation, trouvez-la sous DLP > Approvals et vérifiez l'étape et l'approbateur actuels.
5. Vérifiez selon le réglage l'accord de tous ou d'une personne, les étapes suivantes et les fonctions de transfert et de copie disponibles. Contrôlez séparément l'état du processus et le résultat réel sur le fichier. L'approbation d'une étape, la fin du processus et le traitement réussi du fichier sont des états distincts.

Sur un terminal Windows, un filigrane de fichier peut être ajouté aux PDF téléchargés depuis une URL correspondante. Vérifiez séparément les autres plateformes, chemins et types de fichiers. Pour les réglages et enregistrements détaillés, consultez le chapitre sur le filigrane de fichier du manuel de sécurité des données.

Rechercher et traiter les approbations depuis l’accueil

Les administrateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent ouvrir les approbations depuis l’accueil et rechercher ou traiter les demandes existantes dans la liste commune, sans reconfigurer un modèle ou une stratégie uniquement pour la recherche. Pour vérifier un nouveau flux, configurez-le et soumettez une demande pilote comme indiqué ci-dessus, puis recherchez-la. Les types et enregistrements visibles dépendent des autorisations, paramètres métier et demandes soumises ; la liste ne garantit pas la présence des demandes de tous les métiers.

1. Choisissez la vue des demandes en attente, traitées, en copie ou de toutes les approbations. Filtrez si nécessaire par type ou mot-clé et vérifiez les pages. Pour une demande de filigrane, vérifiez le demandeur, le fichier, l’usage et l’étape actuelle.
2. Ouvrez les détails et vérifiez que vous êtes responsable de l’étape et autorisé à agir. Approuvez, rejetez ou transférez si possible selon les règles de votre organisation, puis contrôlez l’état actualisé.
3. L’approbation d’une étape ne termine pas nécessairement le processus ; sa fin ne prouve pas que le fichier a été traité. Vérifiez séparément les étapes suivantes et le fichier. Un échec de chargement peut vider la liste ; vérifiez l’erreur et relancez la recherche. Une liste vide ne prouve pas l’absence de demandes.

Modification, suppression et dépannage

• Avant de modifier ou supprimer un modèle, vérifiez les stratégies qui l'utilisent, les demandes en cours et l'impact métier, puis convenez d'une solution de remplacement avec le responsable. Après enregistrement, vérifiez les références et les nouvelles demandes. Ne supposez ni recalcul systématique des demandes existantes ni restauration automatique après suppression.
• Modèle indisponible : vérifiez usages associés, droits du compte, options prises en charge par le processus et enregistrement de la stratégie.
• Participants impossibles à sélectionner ou enregistrer : vérifiez usage, types de personnes et conflits entre étapes et candidats au transfert. Si le transfert est activé, vérifiez la sélection de candidats.
• Demande introuvable ou impossible à traiter : vérifiez périmètre de stratégie, réception par le poste, soumission, étape courante et droits du responsable. Vérifiez aussi le résultat réel sur le fichier après approbation.

Configurer le filigrane des aperçus d'approbation mobiles

Ce réglage concerne les aperçus de fichiers d'approbation dans l'application mobile. Il est distinct du filigrane d'aperçu en ligne FileLink et de l'approbation de suppression d'un filigrane de fichier. Il sert à l'identification, n'empêche pas à lui seul les captures, photographies ou téléchargements et ne signifie pas que le fichier d'origine est marqué. Vérifiez que l'application et le scénario utilisés prennent en charge l'aperçu. Préparez un fichier non sensible et un compte pilote autorisé à approuver.

Un modèle de filigrane existant peut être réutilisé s’il correspond à l’usage d’approbation mobile, au type texte et aux exigences de contenu de l’organisation ; ne créez un modèle à l’étape 1 qu’en l’absence de modèle adapté. Un superadministrateur vérifie les paramètres mobiles, ne les modifie et ne les enregistre que si nécessaire, puis contrôle l’aperçu réel. L’existence d’un modèle ne signifie pas que le filigrane est activé.

1. Un administrateur autorisé ouvre Objects & Templates > Watermark Template et crée un modèle. Il choisit l’usage Mobile Approval Watermark et le type Text Watermark. L’aperçu mobile utilise le texte du filigrane, le compte de connexion, l’adresse IP et l’heure ; ne supposez pas que les autres champs apparaissent. Définissez le contenu et le style selon les règles internes, notamment pour les comptes et adresses IP. Enregistrez et vérifiez le nom et l’usage.
2. Uniquement si les paramètres mobiles doivent être modifiés : Un superadministrateur ouvre Settings > Advanced Settings, active Show Watermark in Approval Preview dans Mobile App Settings, choisit le modèle enregistré dans Watermark Template, puis sélectionne Save configuration. Un modèle de type et d’usage appropriés est obligatoire ; sa création seule n’active pas le filigrane.
3. Rouvrez les paramètres avancés pour vérifier le commutateur et le modèle. Avec un approbateur pilote autorisé, ouvrez l'aperçu d'une approbation contenant le fichier test dans une application compatible. Vérifiez le contenu, la lisibilité et les opérations normales pour chaque type d'aperçu utilisé. L'aperçu du modèle ne remplace pas cet essai.
4. Si aucun modèle n'est disponible, vérifiez son enregistrement, son usage, son type et les autorisations. En cas d'échec de l'enregistrement, vérifiez les paramètres et le message affiché. Si d'autres réglages ont été modifiés sur la page, vérifiez chaque résultat séparément, sans présumer une réussite ou une annulation totale.
5. Si l'aperçu ne charge pas ou si le filigrane est incorrect, vérifiez le réseau, les droits du compte, le commutateur et le modèle, rouvrez l'aperçu puis contactez l'assistance selon la procédure interne. Ne considérez pas le fichier protégé sans vérification. Évaluez les effets avant toute modification ou désactivation et testez à nouveau ensuite.