ファイル外部送信管制を有効化した後にファイル外部送信を申請する方法
「従業員の送信ドキュメントには承認が必要」を実装するには、最初に承認テンプレートを作成し、次にファイル送信制御 […]
「従業員の送信ドキュメントには承認が必要」を実装するには、最初に承認テンプレートを作成し、次にファイル送信制御ポリシーで「アプリケーションの送信ドキュメント承認を許可する」を有効にして、対応する承認テンプレートを選択する必要があります。
このメカニズムは、「アウトバウンドトランザクションはデフォルトで禁止されているが、コンプライアンスの例外は許可されている」というガバナンスシナリオに適しています。送信ファイルを承認することで、管理者は絶対的なブロックによって必要なビジネス コラボレーションをブロックすることなく、高リスクの送信動作を制御し続けることができます。これは、多くの企業が送信ファイルを管理する際の一般的な妥協策です。
承認テンプレートを作成する
「承認アウトソーシング」戦略を設定する
1. コンソールで [
データセキュリティ] → [
ポリシー] をクリックして、データセキュリティ ポリシー設定インターフェイスに入ります。
2. ファイルセキュリティをクリックし、
ファイル送信制御をオンにして、
パラメータ設定をクリックします。
3. ファイル送信制御設定インターフェイスで [
追加] をクリックして、ファイル送信制御ルールを作成します。
4. [申請書類の承認のための送信を許可する] をオンにし、
[設定]をクリックして送信承認プロセスを構成します。
5. プロセス設定で事前に作成した承認テンプレートを選択し、必要に応じて次のオプションを構成します。
- ファイルが大きすぎる場合は、元のファイルをアップロードしないでください:
にチェックを入れると、承認の効率が向上します。
- 承認後の有効期間:
承認後の有効期限を設定できます。たとえば、1時間に設定すると、承認後1時間は文書の再送信が禁止され、従業員は承認のために再提出する必要があります。
- サフィックス名で承認プロセスを選択:
下の [
追加] をクリックして、さまざまな承認プロセスに対応するさまざまなファイル拡張子を構成し、従業員がファイルの種類に基づいて承認プロセスを選択できるようにします (対応するプロセスがチェックされていて使用可能な場合)。
- 暗号化文書との連携(オプション):
制御された送信ファイルが暗号化されたファイルの場合、従業員は通常、ファイルを送信する前にファイルを復号化する必要があります。この機能をオンにすると、送信承認後にオリジナルファイルを自動的に復号化することができます。
その他の設定をクリックし、
承認後、端末上の暗号化ソースファイルの自動復号化を申請するにチェックを入れます。
6. ポリシー設定完了後、アプリケーションポリシー端末を確認します。正しいことを確認したら、[
適用] をクリックして従業員承認の送信ポリシーを発行します。
導入提案と効果検証
ポリシーが発行された後、テスト端末で制御されたファイルのアウトフローを開始して、端末が承認申請プロセスをトリガーするかどうかを確認し、承認が通過した後の有効期間、元のファイルの自動復号化が許可されているかどうか、およびさまざまなサフィックス名が予想されるプロセスに一致するかどうかを検証することをお勧めします。これにより、テンプレートの構成やプロセスのマッチングにおける逸脱を事前に発見することができます。
- 企業の承認リンクが複雑な場合は、管理者によるその後のメンテナンスが困難になることを避けるために、最初に承認テンプレートの名前と適用範囲を統一することをお勧めします。
- 承認後の有効期間はあまり長く設定しないでください。長く設定しないと、1 回の承認でその後の無関係な外部動作が長期間カバーされてしまいがちです。
- 暗号化されたファイルが送信されるシナリオでは、暗号化制御を弱めることなくビジネス効率が確実に満たされるように、自動復号化の適用可能な境界を慎重に検証することをお勧めします。
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