従業員による外部宛てメール送信を制御する方法

送信電子メールは、企業にとって最も一般的であり、最も見落とされているデータ フロー チャネルです。事後監査だけでは、多くの場合、問題が発生した後にしか追跡できません。 Ping32 の

電子メール制御

を使用すると、管理者は送受信電子メールや機密コンテンツの範囲を送信前に制限でき、送信プロセスにリスクを移すことができます。

Ping32 電子メール コントロールは次のタイプをサポートします。

• HTTPS プロトコル Web メールボックス: NetEase メールボックス、QQ メールボックスなど
• SMTP/Exchange プロトコル電子メール クライアント: Foxmail、Outlook など

企業の場合、この機能は通常 3 種類のシナリオに適用できます。1 つ目は、従業員が未承認のアドレスに電子メールを送信することを制限することです。 2 つ目は、機密性の高いコンテンツが電子メールを通じて送信されないように制御することです。 3 つ目は、特定の役職、特定の部門、または特別な期間に対して、より厳格な電子メール送信ポリシーを実装することです。

ポリシーによる電子メールの管理と制御を有効にする

1. Ping32管理コンソールで [

インターネット利用

] → [

ポリシー

] をクリックして、インターネット利用ポリシー設定インターフェイスに入ります。

2. インターネット利用ポリシー設定インターフェイスで、

電子メール

をクリックして

電子メール制御

をオンにします。

3. [

パラメータ設定

] をクリックして、電子メール管理および制御インターフェイスに入ります。

「送信できる相手を制限する」のか、「送信内容を特定する」のか、あるいは両方を同時に制御するのか、正式な実装前に制御目標を決定することをお勧めします。目標が明確であればあるほど、通常の作業に過度の影響を与えることなく効果的な後続のルールを設計することが容易になります。

電子メール制御ルールを構成する

1. 送信者および受信者の電子メール アドレスによる制御 (ホワイトリスト)

電子メール管理インターフェイスで送信者と受信者のホワイトリストを設定します。

• 送信者ホワイトリスト: 指定された電子メール アドレスのみに電子メールの送信を許可します。
• 受信者のホワイトリスト: 指定したメールボックスへの電子メールの送信のみを許可します

このタイプのルールは、次のような「何を送信するか」よりも「誰に送信するか」が重要であるシナリオに適しています。

• 外部への送信が許可されるのはビジネス用メールボックスのみです。個人用メールボックスまたは一時的なメールボックスは外部への仕事の送信に使用できません。
• 会社の内部ドメイン名、パートナーのホワイトリストのドメイン名、または承認された指定アドレスへの電子メールの送信のみを許可します。
• 専用期間中は、一定範囲の宛先にのみ資料の送付が可能となります。

注記：

• 電子メール アドレスは、ワイルドカード文字 * をサポートしています (例: *@gmail.com)。右側の「メールアドレスの選択」をクリックすると、メールアドレスを素早く選択できます。メールアドレスのカスタム追加に対応しました（「メールアドレスライブラリの追加方法」を参照）

企業で許可されている送受信範囲が比較的固定されている場合は、毎回一時的に手動で入力するのではなく、まず電子メール アドレス データベースを保守してからポリシーで参照することをお勧めします。これにより、設定エラーが減るだけでなく、その後の複数人による共同メンテナンスも容易になります。

2. 機密コンテンツの識別に基づく制御

電子メール管理インターフェイスで機密コンテンツの識別を設定します。

• 機密コンテンツの識別 をチェックします
• 以下で識別する必要がある機密単語を確認します (機密単語はカスタム追加をサポートしています。「データ分類ライブラリの追加方法」を参照してください)

この方法は、「電子メールの内容自体」が最大の関心事であるシナリオに適しています。たとえば、従業員は通常どおり電子メールを送信できますが、テキストや添付ファイルに顧客情報、プロジェクト情報、契約データ、財務内容などの機密コンテンツが含まれている場合は、それらを識別して管理する必要があります。

実装の観点から見ると、送信者と受信者のホワイトリストは「パスが準拠しているかどうか」を扱うのに対し、機密コンテンツ識別は「コンテンツが準拠しているかどうか」を扱います。この 2 つを組み合わせることで、送信電子メールの制御に境界と深さの両方を持たせることができます。

戦略を適用し、効果を検証する

ポリシー設定完了後、ポリシー適用端末を確認します。

異なるメール送信方法での制御効果を検証するために、Web メールボックス ユーザーと Outlook ユーザーの両方をカバーするなど、代表的なパイロット端末を優先することをお勧めします。

ポリシー適用端末を確認した後、

適用

をクリックして従業員の送信メールを制御します。

ポリシーが有効になったら、検証のために少なくとも 3 種類のテスト電子メールを作成することをお勧めします。

• 通常の業務に誤って影響が及ばないことを確認するための、準拠した受信者と内容を含む電子メール。
• 受信者がホワイトリストに含まれていない電子メールは、アドレス制御が有効であることを確認するために使用されます。
• 機密コンテンツの識別が期待どおりにトリガーされたことを確認するための、機密コンテンツを含む電子メール。

検証結果が期待と一致しない場合は、電子メール アドレスのホワイトリストが正確に構成されているかどうか、テスト端末がポリシー適用の範囲内にあるかどうか、選択した機密用語やデータ分類ルールが実際の電子メールの内容と適切に一致しているかどうかを最初に確認します。

実装に関する提案とよくある誤解

送信電子メール制御を真に実装するには、実装プロセス中に次の点に注意することをお勧めします。

• 最初からすべての従業員に対して最も厳格なホワイトリストと機密コンテンツの制御を有効にすることはお勧めできません。リスクの高い部門またはパイロット グループを最初に確認することが最善です。
• 受信者のホワイトリストは「誰に送信するか」を解決し、機密コンテンツの識別は「何を送信するか」を解決します。いずれか 1 つに一致するだけで、完全なアウトバウンド管理効果の達成を期待しないでください。
• 不正傍受が多発する場合は、メールアドレスの範囲が狭すぎないか、データの分類ルールが広すぎないか、キーワードが一般的すぎないかなどを優先して確認してください。
• 機密電子メールが特定されない場合は、ポリシーが無効であると直接判断するのではなく、データ分類ライブラリのルールが実際のテキストまたは添付ファイルの内容をカバーしているかどうかを遡って確認することが優先されます。

メール コントロール

、電子メール アドレス データベース、およびデータ分類データベースを組み合わせて使用​​することによってのみ、Ping32 は送信電子メールのシナリオで真に実装可能なガバナンス メカニズムを形成できます。これにより、機密情報が秩序ある方法で送信されることも、通常のビジネス電子メール フローが過度に干渉されることもありません。