従業員のメール送信を監査する方法

電子メールは依然として企業にとって最も一般的なアウトバウンド チャネルの 1 つです。多くの組織にとって、多くの場合、最初から強力な傍受を実装するよりも、「電子メールの送信者、送信方法、機密コンテンツが含まれているかどうか」の明確な監査を実装する方が簡単です。 Ping32 の電子メール監査機能を通じて、管理者は従業員の電子メール送信動作を継続的に記録し、コンプライアンス追跡、イベント後の証拠収集、およびその後のアウトバウンド制御の基礎を提供できます。

Ping32 電子メール監査は、次のタイプをサポートします。

• HTTPS プロトコル Web メールボックス: NetEase メールボックス、QQ メールボックスなど
• SMTP/Exchange プロトコル電子メール クライアント: Foxmail、Outlook など

開封前に確認することをお勧めします

正式な構成の前に、まず現在の企業が主にどのタイプの電子メール環境を使用しているかを確認することをお勧めします。

• 従業員が主にブラウザ経由で Web メールボックスにログインして電子メールを送受信している場合は、Web メールボックスのシナリオの検証に重点を置く必要があります。
• 従業員が Outlook や Foxmail などのローカル クライアントを使用している場合は、対応するプロトコルがカバーされているかどうか、特に Outlook シナリオで Outlook (Exchange プロトコル) を有効にする がオンになっているかどうかにも注意する必要があります。
• 企業が過剰な監査量を避けてリスクの高い電子メール記録のみを保持したい場合は、機密コンテンツに関連付けられた電子メール コンテンツ と 機密コンテンツを含む監査レコードのみを組み合わせて、機密性の高い送信動作に監査を集中させることができます。

このステップの価値は、最初に監査の目的を明確に設定し、その後の「戦略は明確に述べられているが、記録は期待を満たしていない」という状況を回避することです。

構成手順

1. Ping32管理コンソールで [

インターネット利用

] をクリックし、[

ポリシー

] をクリックして、インターネット利用ポリシー設定インターフェイスに入ります。

2. [インターネット利用ポリシー設定] インターフェイスで、[

電子メール

] をクリックして

[コンテンツの監査

] をオンにします。

Ping32 は、

コンテンツの監査

がオンになった後にのみ、電子メール送信動作の記録を開始します。電子メール監査を永続的な基本ポリシーとして使用することをお勧めします。電子メールの傍受が一時的に有効になっていない場合でも、最初に完全な記録を保持する必要があります。

3. オプション: 機密コンテンツを含む電子メール レコードのみを監査します。

• パラメータ設定をクリックします
• 機密コンテンツに関連付けられた電子メールコンテンツ をチェックします
• 機密コンテンツを含む監査レコードのみをオンにします。機密コンテンツは データ分類ライブラリに追加する必要があります
• Outlook メールボックスを監査したい場合は、Outlook (Exchange プロトコル) を有効にする もチェックする必要があります。

企業が機密電子メールを優先したい場合は、この方法を使用して監査の範囲を狭めることができます。これにより、セキュリティ チームは重要な記録に集中できるだけでなく、大量の通常の電子メール ログによって引き起こされる分析のプレッシャーも軽減されます。

4. ポリシー設定完了後、ポリシー適用端末を確認します。

WebメールボックスユーザーとOutlookユーザーの両方を対象とするなど、まずは代表的なテスト端末にポリシーを適用し、さまざまな利用方法での監査効果を一度に検証することをお勧めします。

5. ポリシー適用端末を確認した後、

適用

をクリックして従業員の電子メールの監視と監査を開始します。

6. ポリシーが発行されたら、[

オンライン行動

] → [

電子メール

] をクリックして、送信された従業員電子メールの関連する監査記録を表示します。

監査記録の閲覧と効果検証

戦略を適用した後、標準的な検証を実行することをお勧めします。

• ポリシースコープに含まれているテスト端末を選択します。
• 実際の電子メール アドレスを使用してテスト電子メールを送信します。
• 機密コンテンツを電子メール コンテンツに関連付ける が有効な場合は、既知の機密コンテンツを含む別のテスト電子メールを送信できます。
• [インターネット利用] → [電子メール] に戻り、対応する監査レコードが生成されているかどうかを確認します。

企業に Web メールと Outlook の両方のメールボックスがある場合は、それらを個別に確認することをお勧めします。これにより、管理者が 1 つの方法でのみテストした後、別のタイプの電子メールがカバーされていると誤って考えることがなくなります。

使用上の提案と一般的なトラブルシューティングのアイデア

• 電子メール ガバナンス システムの構築を始めたばかりの場合は、まずシステム全体を監査し、監査結果に基づいて「機密コンテンツを含むレコードのみを監査する」ようにシステムを縮小するかどうかを決定することをお勧めします。
• コンソールに Outlook 関連のレコードが長時間表示されない場合は、まず Outlook (Exchange プロトコル) を有効にする がオンになっているかどうかを確認してください。
• 監査の量を減らしたいだけの場合は、電子メール監査を直接オフにすることはお勧めできません。より適切な方法は、機密コンテンツの関連付けを通じて記録の範囲を減らすことです。
• 記録はあるものの、その内容が期待を満たさない場合は、まず データ分類データベース の機密コンテンツの定義が正確かどうか、また実際の電子メールの内容をカバーしているかどうかを確認する必要があります。

管理実務の観点から見ると、電子メール監査の中核となる価値は、単に「従業員が電子メールを送信したかどうかを確認する」だけではなく、アウトバウンドの紛争、機密情報の流布、またはコンプライアンスのトレーサビリティ要件が発生したときに、企業が Ping32 に保存されている記録に基づいて、責任のある組織と行動の時点を迅速に特定できるようにすることです。したがって、電子メール監査をインターネット利用ガバナンスの基本機能として長期間維持することをお勧めします。