Envoyer des fichiers depuis les terminaux
La politique d'envoi externe définit comment le terminal peut partager des fichiers et quels fichiers peuvent servir à créer des paquets sécurisés. Self-Service Outbound Activity affiche les émissions et révocations des paquets créés de manière autonome par les utilisateurs ; ce n'est pas un regroupement de tous les envois approuvés ou d'autres origines.
Configuration, opération sur le terminal, approbation, création du paquet et livraison sont des étapes distinctes. La sauvegarde de la politique ne crée pas d'enregistrement ; une émission ne prouve pas la réception ni l'ouverture par le destinataire.
Les procédures utilisent les libellés anglais de la console d'administration.
Pour la configuration complète, consultez la stratégie d’envoi externe de fichiers.
Lorsque le terminal dispose de la licence, a reçu la stratégie applicable et que le fichier sélectionné remplit ses conditions, les utilisateurs peuvent suivre les étapes ci-dessous sans créer ni modifier une stratégie à chaque opération. Les étapes prennent des fichiers de test non sensibles comme exemple ; en situation réelle, utilisez des fichiers cibles approuvés par votre organisation et respectez les exigences de validation et de protection des données. La configuration par un administrateur, la vérification des différents modes et l’élargissement du périmètre ne sont nécessaires que lors de la configuration ou d’un pilote. En cas de doute sur la stratégie ou les autorisations, contactez un administrateur.
Préparer la configuration
- Modifier une politique exige les droits de gestion du chiffrement transparent des documents ; l’utilisateur du terminal n’en a pas besoin pour utiliser une politique existante adaptée. Vérifiez la licence du terminal et la réception de la politique ou contactez l’administrateur en cas de doute.
- Selon le besoin, choisissez interdiction, envoi par approbation ou envoi direct. Pour l'approbation, préparez le processus d'envoi et les approbateurs.
- Déterminez si tous les fichiers ou seulement les fichiers chiffrés peuvent être traités. Préparez quelques terminaux pilotes, des fichiers de test non sensibles et vérifiez destinataire et exigences de livraison.
Configurer le mode d'envoi
Vérifiez le périmètre des terminaux, la période d’effet, le mode de partage et les fichiers autorisés ; pour le partage avec approbation, vérifiez aussi le processus et sa validité. Utilisez directement une configuration existante adaptée. Si elle doit changer, une personne habilitée évalue l’impact, suit la politique de partage de fichiers et attend sa réception sur le terminal.
Après passage du mode approuvé à un autre mode et enregistrement, les processus précédemment choisis ne sont pas conservés. En cas de réactivation, sélectionnez et vérifiez de nouveau processus et validité. Vérifiez séparément validité après approbation et exigences du mode direct.
Utilisation et vérification sur le terminal
Les menus suivants concernent Windows et dépendent de la licence, de la politique reçue et des fichiers sélectionnés. Testez séparément les autres plateformes.
La langue du menu contextuel dépend de la langue d’affichage de Windows et peut différer de celle de la console. Dans une interface Windows en anglais, les éléments correspondants sont Document security, Create file dispatch package et Apply for file dispatch package. Pour les langues d’affichage Windows autres que le chinois et le japonais, ces menus apparaissent en anglais.
- Avec un fichier ou dossier de test conforme au périmètre, ouvrez par clic droit le menu de sécurité documentaire dans l'Explorateur. En mode direct, choisissez la création du paquet ; en mode approuvé, choisissez sa demande.
- Vérifiez fichiers et informations selon les indications du terminal. En mode approuvé, soumettez la demande et suivez son état. Traitez mots de passe et données sensibles par des canaux sécurisés selon les règles internes.
- Vérifiez séparément demande, résultat d'approbation, messages ultérieurs et création du paquet. Un menu disponible ou une approbation ne prouve ni création, ni envoi, ni ouverture. En cas d'anomalie, notez le message et contactez le support.
- Testez Encrypted files only avec des fichiers chiffrés et ordinaires ; faites de même pour All files. Vérifiez périmètre, validité et résultat métier avant extension.
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