Traiter les approbations du chiffrement transparent des documents

La page d'approbation permet de consulter et traiter les demandes de déchiffrement de fichier, d'envoi externe, de modification des attributs de sécurité, de déchiffrement de courriel et de prolongation hors ligne. La visibilité dépend des paramètres métier, des demandes réellement soumises et des droits du compte. Approbation, fin de l'ensemble du processus et exécution sur le terminal sont des états différents à vérifier séparément.

L'envoi approuvé diffère de l'envoi direct. Les émissions autonomes sont décrites dans Enregistrements et révocation des envois autonomes. Une liste ne permet pas de déduire la présence d'un enregistrement dans l'autre.

Les procédures utilisent les libellés anglais de la console d'administration.

Configurer les prérequis métier

Pour traiter une demande existante, une personne disposant des droits d’approbation appropriés peut passer directement à « Rechercher et traiter une demande », sans reconfigurer la stratégie ou le processus pour chaque demande. Pour activer l’approbation ou vérifier une nouvelle demande, contrôlez d’abord le processus et la stratégie existants pour l’usage concerné. Seulement s’ils ne conviennent pas, une personne habilitée les configure selon le tableau ci-dessous, enregistre toute la stratégie et attend sa réception sur le terminal pilote :

Usage	Configuration nécessaire
Déchiffrement de fichier	Dans File Decryption, activez le mode par approbation et définissez le processus par défaut ; voir Déchiffrement et approbation.
Envoi externe	Activez l'envoi par approbation et définissez fichiers, processus et validité après approbation ; voir Envoi externe.
Attributs de sécurité	Ouvrez les attributs, choisissez la portée du contrôle, activez la demande d'approbation et sélectionnez le processus ; voir Attributs de sécurité.
Prolongation hors ligne	Dans les paramètres avancés hors ligne, choisissez la limite de durée de sécurité, saisissez-la, activez l'approbation et choisissez le processus ; voir Accès et prolongation hors ligne.
Déchiffrement de courriel	Dans les paramètres avancés de messagerie, autorisez le déchiffrement par approbation, choisissez le processus et le mode du compte expéditeur ; voir Déchiffrement des courriels.

Après confirmation des fenêtres, l'ensemble de la politique doit encore être enregistré. Après réception, le demandeur doit soumettre une demande pour que l'approbateur puisse éventuellement la voir dans son périmètre. L'approbateur doit disposer des droits de consultation et traitement et accéder aux fichiers et données personnelles selon le principe du besoin minimal.

Rechercher et traiter une demande

1. Ouvrez les approbations du chiffrement transparent des documents. Choisissez si nécessaire demandes en attente, traitées, en copie ou toutes les approbations. Les onglets diffèrent ; « toutes » reste limité par les droits et la visibilité du compte. Les onglets sont Pending, Approved, CC'd to me et All Approvals.
2. Filtrez par type et mot-clé, ouvrez la demande et vérifiez demandeur, terminal, usage, fichiers et état. Si elle manque, effacez d'abord les filtres et confirmez sa soumission.
3. Pour une demande à traiter, vérifiez nécessité métier, fichiers et destinataires. Approuvez ou rejetez selon les règles, renseignez une explication si l'interface le demande et confirmez. Les actions sont Approve et Reject.
4. Si un transfert pour approbation est proposé, choisissez une personne autorisée et soumettez. Le transfert confie le traitement à une autre personne et ne constitue pas une approbation. Sa disponibilité dépend de l'état, des droits et des destinataires possibles. L’action est Transfer.
5. Revenez à la liste ou rouvrez la demande pour vérifier état et historique. Attendez les étapes ultérieures éventuelles. Après la fin du processus, vérifiez réception sur le terminal et traitement réel du fichier ou du courriel.

Les paquets créés par approbation dans les détails d'envoi et la liste autonome sont affichés séparément. Un enregistrement ou une approbation ne prouve pas la réception ou l'ouverture par le destinataire.

Importer un code de demande hors ligne

Si un code généré par le terminal est disponible, choisissez son import dans la page d'approbation, collez-le et importez-le. Vérifiez ensuite la tâche de prolongation en attente. En cas d'échec, vérifiez validité et éventuel import en double et suivez le message. Les boutons sont Import offline application code et Import.

L'import crée une tâche d'approbation ; il ne signifie pas que l'approbation est achevée ou que le terminal a reçu la prolongation. Vérifiez obtention du code et retour du résultat selon les indications réelles du terminal et les procédures internes ; ne transmettez pas le code à des tiers non concernés.

Problèmes courants

• Aucune demande : vérifiez module, onglet, type et mots-clés, puis politique, processus, réception, soumission et visibilité du compte.
• Aucun bouton de traitement ou transfert : vérifiez que la tâche est en attente, que vous êtes le responsable actuel et disposez des droits ; le transfert nécessite aussi un destinataire disponible.
• Soumission échouée : notez le message, vérifiez réseau et droits, actualisez pour voir si une autre personne a déjà traité la demande, puis décidez d'une nouvelle tentative.
• Approuvé mais opération non achevée : distinguez étape actuelle, fin du processus et exécution sur le terminal ; vérifiez étapes suivantes, état du terminal et résultat du fichier ou du courriel.
• Bouton d'export sans résultat : ne supposez pas qu'un fichier a été créé ; demandez au support les moyens disponibles selon la procédure interne.