Genehmigungsvorlagen konfigurieren und Abläufe prüfen

Eine Genehmigungsvorlage definiert Beteiligte, Schritte und zugehörige Optionen. Ob ein Geschäftsvorgang eine Genehmigung startet, hängt weiterhin von seiner Richtlinie oder Regel ab. Das Erstellen einer Vorlage aktiviert Genehmigungen nicht automatisch für alle Vorgänge. Zweck und auswählbare Personen können je nach Vorgang variieren. Die folgenden Bedienelemente beziehen sich auf die englische Oberfläche; bei einer anderen Konsolensprache können die Bezeichnungen abweichen.

Diese Seite beschreibt gewöhnliche Vorlagen und zeigt die Verbindung mit einer Richtlinie am Beispiel der Entfernung eines Dateiwasserzeichens. Virtuelle Vorlagen verhalten sich anders und sind kein gleichwertiger Ersatz für menschliche Genehmigung.

Eine vorhandene Genehmigungsvorlage, die Geschäftszweck, Genehmigende und Ablauf erfüllt, kann nach Prüfung der Geschäftsrichtlinienreferenz weiterverwendet werden; sie muss nicht für jeden Antrag neu erstellt werden. Die folgenden Erstellungsschritte gelten, wenn eine neue Vorlage nötig ist. Nur entsprechend Berechtigte dürfen Vorlagen oder Geschäftsrichtlinien ändern; das Speichern einer Vorlage erzeugt selbst keinen Antrag.

Voraussetzungen

• Für die Verwaltung von Genehmigungsvorlagen, Änderungen der betreffenden Geschäftsrichtlinie sowie Anzeige und Bearbeitung von Genehmigungen sind jeweils die entsprechenden Berechtigungen erforderlich. Verschiedene berechtigte Personen können zusammenarbeiten. Legen Sie Zweck, Schritte, Genehmigende und Pilotumfang fest.
• Prüfen Sie die Verfügbarkeit der Konten und regeln Sie Ausnahmen, Abwesenheit und dringende Vorgänge gemäß den Vorgaben Ihrer Organisation. Bereiten Sie eine nicht sensible Testdatei, Pilotendpunkt und informierte Beteiligte vor.
• Bestimmen Sie den zugehörigen Geschäftszweck. Dateientschlüsselung, Dateiausgabe und Wasserzeichenentfernung sind nicht allein aufgrund eines Vorlagennamens austauschbar.

Gewöhnliche Genehmigungsvorlage erstellen

1. Öffnen Sie unter Objects & Templates die Approval Template (Genehmigungsvorlagen) und erstellen Sie eine gewöhnliche Vorlage.
2. Geben Sie unter General Settings (allgemeine Einstellungen) Vorlagenname und benötigte Beschreibung ein und wählen Sie Zwecktyp sowie zugehörige Zwecke. Wählen Sie für das Beispiel Remove file watermark (Dateiwasserzeichen entfernen). Mindestens ein angebotener zugehöriger Zweck ist erforderlich.
3. Prüfen Sie When approver node is exceptional (bei Ausnahme eines Genehmigungsknotens). Die Seite bietet Auto approve (automatische Genehmigung) und Auto reject (automatische Ablehnung). Entscheiden Sie anhand der Risikovorgaben Ihrer Organisation, nicht allein aus Bequemlichkeit für automatische Genehmigung.
4. Fügen Sie unter Workflow Settings (Ablaufeinstellungen) einen Schritt hinzu, geben Sie seinen Namen und den Mehrpersonenmodus an, wählen Sie Genehmigende und speichern Sie den Schritt. Ergänzen Sie weitere Schritte und prüfen Sie Reihenfolge und Personen. Das Speichern eines Schritts speichert nicht die ganze Vorlage.
5. Bei All Must Approve müssen alle Mitglieder zustimmen, bei Any Can Approve genügt eine Zustimmung. Wählen Sie nach den Organisationsregeln und prüfen Sie die tatsächliche Reihenfolge mehrerer Schritte mit einem kontrollierten Antrag.
6. Konfigurieren Sie bei Bedarf Allow transfer approval (Weiterleitung erlauben), Weiterleitungskandidaten und Kopieempfänger. Bei aktivierter Weiterleitung sind Kandidaten auszuwählen; Genehmigende und Kandidaten können sich gegenseitig ausschließen oder durch den Geschäftszweck eingeschränkt sein. Prüfen Sie nach Änderungen an Zweck, Schalter oder Personen alle Schritt-, Weiterleitungs- und Kopielisten erneut. Das Abschalten garantiert keine automatische Entfernung alter Kandidaten.
7. Prüfen und speichern Sie die gesamte Vorlage und bestätigen Sie Name und Zweck in der Liste. Eine gespeicherte Vorlage bedeutet weder, dass eine Richtlinie sie verwendet, noch dass ein Antrag genehmigt ist.

Die Ausnahmebehandlung kann greifen, wenn eine noch ausstehende genehmigende Person gelöscht wird oder bei einem vom Endgerät ausgehenden Antrag den Verwaltungsbereich für dieses Gerät verliert. Auto approve kann dazu führen, dass ein Schritt ohne deren Handlung die Freigabebedingung erfüllt und weiterläuft; im letzten Schritt kann dadurch auch der gesamte Ablauf genehmigt werden. Auto reject kann den gesamten Ablauf ablehnen und beenden. Das Ergebnis hängt auch von Schritteinstellung, anderen Genehmigenden und Antragstyp ab. Pflegen Sie Genehmigende und Verwaltungsbereiche regelmäßig und prüfen Sie Ausnahmen mit kontrollierten Anträgen. Eine automatische Genehmigung ist keine menschliche Prüfung.

Beim Bearbeiten einer vorhandenen Vorlage: Werden Name, Zwecke, Ablauf oder Personen nicht korrekt geladen, behandeln Sie leere Felder nicht als gespeicherte Konfiguration und speichern Sie nicht weiter. Kehren Sie zur Liste zurück, öffnen und prüfen Sie die Vorlage erneut; bleibt das Problem bestehen, kontaktieren Sie Administration oder Support. Ist dieselbe Person in einer vorhandenen Konfiguration sowohl Schrittgenehmiger als auch Weiterleitungskandidat, kann sie beim Bearbeiten des Ablaufs aus dem Schritt entfernt werden. Das Deaktivieren der Weiterleitung löscht vorhandene Kandidaten nicht unbedingt. Prüfen und ändern Sie zunächst die Kandidaten und kontrollieren Sie danach alle Schrittgenehmiger sowie den Weiterleitungsschalter vor dem Speichern. Ist dies nicht verifizierbar, brechen Sie ab und kontaktieren Sie die Administration.

Für Dateiwasserzeichen verwenden und prüfen

Prüfen Sie zuerst die Eignung der vorhandenen Dateiwasserzeichenvorlage sowie die geltende Pilotrichtlinie und Genehmigungseinstellung. Sind Vorlage und Einstellungen geeignet und Richtlinie, allgemeiner Wasserzeichenschalter, Dateiwasserzeichenschalter und Genehmigung aktiviert, überspringen Sie die Schritte 1 bis 3 und testen Sie direkt; Änderungen und Speicherung erfolgen nur bei Bedarf und mit entsprechender Berechtigung.

1. Bereiten Sie unter Objects & Templates > Watermark Template eine Vorlage für Dateiwasserzeichen vor. Erstellen oder bearbeiten Sie unter DLP > Policy eine Pilotrichtlinie und prüfen Sie Gültigkeitszeit und Endpunktbereich.
2. Aktivieren Sie Watermark (Wasserzeichen), öffnen Sie File watermark (Dateiwasserzeichen), aktivieren Sie dessen Schalter und wählen Sie die Vorlage. Konfigurieren Sie die gültige URL und prüfen Sie die Pilotadresse; mindestens eine gültige URL ist erforderlich.
3. Aktivieren Sie in derselben Einstellung Approval (Genehmigung), wählen Sie den geeigneten Ablauf zur Entfernung des Dateiwasserzeichens und prüfen Sie verfügbare Bedingungen. Speichern Sie zuerst das Wasserzeichenfenster, dann die gesamte Richtlinie und warten Sie auf Empfang und Anwendung am Pilotendpunkt.
4. Bestätigen Sie vor dem Pilotversuch, dass der Endpunkt die geltende Richtlinie empfangen und angewendet hat. Prüfen Sie mit einem nicht sensiblen Test-PDF im beschriebenen Windows-Webdownload-Szenario Wasserzeichen und normalen Betrieb. Stellen Sie gemäß Organisationsprozess einen Testantrag zur Entfernung, suchen Sie ihn unter DLP > Approvals und prüfen Sie aktuellen Schritt und Genehmigende.
5. Prüfen Sie entsprechend der Konfiguration All- oder Einzelzustimmung, weitere Schritte und verfügbare Weiterleitung und Kopie. Kontrollieren Sie Ablaufstatus und tatsächliches Dateiergebnis getrennt. Schrittzustimmung, Abschluss des gesamten Ablaufs und erfolgreiche Dateiverarbeitung sind verschiedene Zustände.

Auf Windows-Endpunkten können Dateiwasserzeichen zu PDFs hinzugefügt werden, die von passenden URLs aus dem Web heruntergeladen werden. Andere Plattformen, Downloadwege und Dateitypen sind getrennt zu prüfen. Weitere Einstellungen und Abfragen stehen im Dateiwasserzeichen-Kapitel des Datensicherheitshandbuchs.

Genehmigungen auf der Startseite suchen und bearbeiten

Administratoren mit den erforderlichen Berechtigungen können Genehmigungen auf der Plattformstartseite öffnen und vorhandene Anträge in der gemeinsamen Liste suchen und bearbeiten, ohne allein für die Suche eine Vorlage oder Richtlinie neu zu konfigurieren. Um einen neuen Ablauf zu prüfen, richten Sie ihn wie oben beschrieben ein, reichen einen Testantrag ein und suchen diesen anschließend. Sichtbare Typen und Einträge hängen von Berechtigungen, Einstellungen und eingereichten Anträgen ab; die Liste enthält nicht garantiert Anträge aller Bereiche.

1. Wählen Sie die Ansicht für ausstehende, bearbeitete, an Sie kopierte oder alle Genehmigungen. Filtern Sie bei Bedarf nach Typ oder Suchbegriff und prüfen Sie weitere Seiten. Prüfen Sie bei einem Dateiwasserzeichenantrag Person, Datei, Zweck und aktuellen Schritt.
2. Öffnen Sie die Details und prüfen Sie Zuständigkeit und Berechtigung. Genehmigen, lehnen oder übertragen Sie den Antrag, sofern verfügbar, gemäß den Organisationsregeln und prüfen Sie anschließend den aktuellen Status.
3. Ein genehmigter Schritt bedeutet weder den Abschluss des gesamten Ablaufs noch die Verarbeitung der Datei. Prüfen Sie Folgeschritte und tatsächliche Datei getrennt. Bei Ladefehlern kann die Liste leer erscheinen; prüfen Sie Fehler und suchen Sie erneut. Eine leere Liste beweist nicht, dass keine Anträge vorliegen.

Ändern, Löschen und Fehlerbehebung

• Prüfen Sie vor Änderung oder Löschung referenzierende Richtlinien, laufende Anträge und geschäftliche Auswirkungen und klären Sie Alternativen mit Verantwortlichen. Prüfen Sie nach dem Speichern Referenzen und neue Anträge erneut. Nehmen Sie weder eine Neuberechnung bestehender Anträge noch eine automatische Wiederherstellung nach Löschung an.
• Vorlage nicht auswählbar: Prüfen Sie zugehörigen Zweck, Kontorechte, unterstützte Optionen des Vorgangs und die Speicherung der Richtlinie.
• Personen nicht auswählbar oder speicherbar: Prüfen Sie Zweck, Personentypen, Schritteilnehmer und Konflikte mit Weiterleitungskandidaten. Bei aktivierter Weiterleitung prüfen Sie die Auswahl.
• Antrag nicht auffindbar oder bearbeitbar: Prüfen Sie Richtlinienbereich, Empfang am Endpunkt, Einreichung, aktuellen Schritt und Rechte der bearbeitenden Person. Prüfen Sie nach Abschluss auch das tatsächliche Dateiergebnis.

Wasserzeichen für die mobile Genehmigungsvorschau konfigurieren

Diese Einstellung gilt für Dateivorschauen bei Genehmigungen in der mobilen App und ist unabhängig vom FileLink-Onlinevorschau-Wasserzeichen und von Genehmigungen zum Entfernen eines Dateiwasserzeichens. Sie dient der Kennzeichnung, verhindert weder Bildschirmaufnahmen, Fotografieren noch Downloads und kennzeichnet nicht automatisch die Originaldatei. Prüfen Sie zunächst, ob die verwendete App und der Genehmigungsfall die Vorschau unterstützen. Bereiten Sie eine unkritische Testdatei und ein berechtigtes Pilotkonto vor.

Eine vorhandene Wasserzeichenvorlage kann wiederverwendet werden, wenn Zweck für die mobile Genehmigung, Texttyp und Inhalt den Organisationsanforderungen entsprechen. Erstellen Sie nur in Schritt 1 eine Vorlage, wenn keine geeignete vorhanden ist. Eine superadministrative Person prüft die mobilen Einstellungen, ändert und speichert sie nur bei Bedarf und verifiziert anschließend die tatsächliche Vorschau; eine vorhandene Vorlage bedeutet nicht, dass das Wasserzeichen aktiviert ist.

1. Eine berechtigte Administration öffnet Objects & Templates > Watermark Template und erstellt eine Vorlage. Als Zweck Mobile Approval Watermark und als Typ Text Watermark wählen. Die mobile Vorschau verwendet Wasserzeichentext, Anmeldekonto, IP und Zeit; andere Felder erscheinen nicht notwendigerweise. Inhalt und Darstellung gemäß den Vorgaben festlegen und die Nutzung von Konto- und IP-Daten berücksichtigen. Speichern und Namen sowie Zweck prüfen.
2. Nur wenn die mobilen Einstellungen angepasst werden müssen: Eine superadministrative Person öffnet Settings > Advanced Settings, aktiviert unter Mobile App Settings die Option Show Watermark in Approval Preview, wählt unter Watermark Template die gespeicherte Vorlage und wählt Save configuration. Die Aktivierung erfordert passenden Zweck und Typ; die Erstellung allein aktiviert nichts.
3. Einstellungen erneut öffnen und Schalter und Vorlage prüfen. Mit einem berechtigten Pilotkonto in einer unterstützten App eine Genehmigung mit Testdatei öffnen und Inhalt, Lesbarkeit und reguläre Bedienung prüfen. Jeden genutzten Vorschautyp testen; die Vorlagenvorschau ersetzt diesen Test nicht.
4. Fehlt eine auswählbare Vorlage, Speicherung, Zweck, Typ und Berechtigungen prüfen. Bei Speicherfehlern die Meldung und Einstellungen prüfen. Wurden weitere Einstellungen auf derselben Seite geändert, jedes Ergebnis einzeln prüfen; weder vollständigen Erfolg noch vollständige Rücknahme voraussetzen.
5. Lädt die Vorschau nicht oder ist das Wasserzeichen fehlerhaft, Netzwerk, Kontorechte, Schalter und Vorlage prüfen, die Vorschau erneut öffnen und gegebenenfalls den Support nach Organisationsprozess kontaktieren. Schutz nicht ungeprüft annehmen. Vor Änderung oder Deaktivierung Auswirkungen auf Genehmigende bewerten und anschließend erneut testen.