Datenbereinigung konfigurieren und Ausführungsprotokolle prüfen

Die Datenbereinigung verarbeitet abgelaufene Daten nach aktivierten Bereichen und Aufbewahrungsfristen. Einige Aufzeichnungen und zugehörige Dateien werden dauerhaft gelöscht. Bereinigung ist keine Sicherung; eine Wiederherstellung darf nicht vorausgesetzt werden. Speichern, Ausführung und Ergebnisse je Bereich sind getrennte Schritte.

Vorbereitung

• Verwenden Sie ein Superadministratorkonto mit den erforderlichen Plattformeinstellungsrechten. Konfiguration und Protokoll sind auf Superadministratoren beschränkt.
• Klären Sie gesetzliche, Audit- und betriebliche Aufbewahrungsanforderungen mit Datenverantwortlichen. Prüfen Sie Bereiche, Sicherungen und Wiederherstellungsverfahren sowie Auswirkungen auf historische Untersuchungen; testen Sie die Wiederherstellung bei Bedarf kontrolliert.
• Klären Sie Ausführungszeit, Zeitzone und Wartungsfenster. Bei Offline-Endpunkten prüfen Sie zusätzlich den Schwellenwert für langfristig offline in den allgemeinen Einstellungen.

Automatische Bereinigung konfigurieren

Die folgenden Bezeichnungen beziehen sich auf die englische Oberfläche und können bei anderer Konsolensprache abweichen.

1. Öffnen Sie Data Cleanup in den Systemeinstellungen und warten Sie auf Einstellungen und Bereiche. Eine leere Seite nach einem Ladefehler belegt keine bestehende Konfiguration.
2. Prüfen Sie Beschreibung, Schalter und Aufbewahrungstage jedes Bereichs. Aktivieren Sie nur Gewünschtes und geben Sie Werte im jeweils angezeigten Bereich ein. Ein deaktivierter Bereich wird nicht allein durch diese Einstellung bereinigt.
3. Setzen Sie Daily execution time im Format HH:mm und wählen Sie Console time zone. Die Berechnung verwendet diese Zeitzone. Vor erstmaliger Konfiguration kann die Browserzeitzone angezeigt werden; prüfen Sie sie vor dem Speichern.
4. Prüfen Sie Bereiche, Tage und Sicherungen erneut. Aktivieren Sie bei Bedarf Enable automatic cleanup und wählen Sie Save configuration. Öffnen Sie die Seite erneut zur Kontrolle. Deaktivieren und speichern Sie, um neue geplante Bereinigungsläufe unter dieser Konfiguration zu verhindern. Gelöschte Daten werden dadurch nicht wiederhergestellt; laufende Aufgaben werden nicht unbedingt sofort unterbrochen. Das bereits durch eine frühere Bereinigung vorgesehene Löschen zugehöriger Dateien kann fortgesetzt oder erneut versucht werden. Wenden Sie sich zur Statusprüfung an die Administration oder den Support. Einige Systemwartungsaufgaben laufen unabhängig von diesem Schalter. Das Deaktivieren dieser Konfiguration beendet nicht alle Bereinigungen auf der Plattform.
5. Prüfen Sie nach dem nächsten geplanten Lauf das Gesamtergebnis und die Fehlerzusammenfassung im Protokoll und untersuchen Sie anhand der Geschäftsdaten die Verarbeitung der einzelnen Bereiche. Speichern beweist weder Ausführung noch Erfolg aller Bereiche.

Prüfung deaktivierter Bereiche: Beim Speichern müssen die Aufbewahrungstage auch für deaktivierte Bereiche eine ganze Zahl innerhalb des zulässigen Bereichs sein. Meldet die Seite für einen deaktivierten Bereich einen ungültigen Wert, schalten Sie ihn auf der Seite vorübergehend ein, korrigieren Sie die Tage und schalten Sie ihn wieder aus. Speichern Sie nicht, solange er vorübergehend eingeschaltet ist. Prüfen Sie vor dem Speichern den endgültigen Zustand aller Bereiche und des Schalters für automatische Bereinigung. Seitenänderungen werden erst durch Speichern zur neuen gespeicherten Konfiguration; bereits wirksame oder geplante Verarbeitung wird dadurch nicht beeinflusst.

Bereinigungsprotokoll prüfen

1. Öffnen Sie Platform Logs und Data Cleanup Logs. Diese Seite ist von Bereinigungsaufzeichnungen des FileLink-Geschäftsaudits getrennt.
2. Prüfen Sie geplante, Start- und Endzeit, Bereiche, Aufbewahrungstage, Löschzahlen, Gesamtergebnis und Fehlerzusammenfassung; blättern Sie bei Bedarf. Werten Sie einen Teilerfolg nicht als vollständigen Erfolg und untersuchen Sie betroffene Bereiche anhand der Fehlerzusammenfassung und der Geschäftsdaten.
3. Dokumentieren Sie bei Fehler, Überspringen oder fehlendem erwarteten Eintrag Zeit und Meldung; prüfen Sie Aktivierung, Bereiche, Zeitzone und Dienste und kontaktieren Sie bei Bedarf Administration oder Support. Ändern Sie die Frist nicht wiederholt ohne Untersuchung.

Bereiche und Zahlen im Protokoll: Die Löschzahlen in der Liste sind Summen über die Bereiche dieses Bereinigungslaufs, keine Zahlen je Bereich. Die Seite zeigt auch kein einzelnes Ergebnis für jeden Bereich. Prüfen Sie bei Teilerfolg die Fehlerzusammenfassung und tatsächliche Geschäftsdaten; klären Sie betroffene Bereiche gegebenenfalls mit Administration oder Support. Aus den Summen lässt sich nicht ableiten, dass jeder Bereich bereinigt wurde. Bei einem Ladefehler kann die Liste geleert werden. Beheben Sie den Seitenfehler und fragen Sie erneut ab, statt eine leere Liste als Beweis für fehlende Bereinigungseinträge zu betrachten.

Fehlerbehebung

• Öffnen oder Speichern nicht möglich: Prüfen Sie Superadministratorstatus, Rechte und Meldung. Auch deaktivierte Bereiche müssen gültige Aufbewahrungstage haben.
• Unerwartete Ausführungszeit: Prüfen Sie Zeitzone, tägliche Zeit und geplante Zeit im Protokoll; die Anzeige kann eine andere Zeitzone verwenden.
• Gelöschte Daten benötigt: Verwenden Sie das verifizierte Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren Ihrer Organisation. Schalter und Protokoll stellen Daten nicht direkt wieder her.