规范员工使用邮箱,避免“邮件门”泄漏信息

 

现在大多数企业都在使用企业邮箱发邮件的方式在内部进行重要信息交互,因为发邮件看起来是比较正式的沟通方式,比如要跟领导进行工作上的审批,或者领导要下发一条通知。而且邮件的配置信息都会留痕。

当员工习惯上邮件沟通的方式后,一些私人邮箱的滥用就会导致一个新的信息泄密方式:邮件超大附件外发。通过微信、qq等聊天软件无法发送超过200M的文件,通过邮件上传附件的方式外发就能轻松解决。

Ping32可以有效审计员工发送邮件的行为,包括邮件主题,时间,收发件人,抄送人、如外发了文件可以自动备份。

但是要避免员工通过附件的形式外发文件造成公司内部数据的泄漏Ping32有全面的管控方式:

禁止私人邮箱的使用;Ping32邮件账号白名单设置,可以只允许员工使用公司企业邮箱账号收发邮件,这样就避免了员工使用个人qq邮箱、163邮箱发送邮件、公司无法审计的情况。

禁止web邮箱登录;通过加黑常见的邮箱登录主页、让员工无法在互联网访问登录邮箱。

禁止文件外发;全面禁止邮箱客户端、web邮箱上传附件的行为,不论文件大小与格式,都可以禁止外发。