信息化的发展加快了人与人之间的沟通，聊天软件、电子邮件成为当今主流的信息交流方式。电子邮件比起传统信件更加的便捷，沟通的信息也都是以数字化的方式进行。电子邮件成为企业内部的沟通桥梁，也是企业和外部进行各类业务往来的重要通道,这样也使得企业档案资料的管理已不仅限于各类纸制文挡，也包括各类来往的电子邮件。当前由于不当使用电子邮件，给公司造成严重的损失的报道越来越多, 很多公司希望控制员工对工作邮箱的使用, 特别是外贸公司、设计公司等等。
通过Ping32电子邮件监控功能，监控企业邮箱内所有收发的邮件（包括通过outlook、foxmail等客户端及webmail方式收发），可以实现操作人、时间、发件人、收件人、邮件标题、正文内容、附件等信息的全面监控。详细掌握员工与企业内部人员、客户等进行了怎样的交流是否合规，防止公司商业机密通过电子邮件外泄。
电子邮件监控
除了对邮件附件进行自动备份，还也可以禁止邮件添加附件或限制附件的大小、类型等。保留记录、证据，利于公司信息管理，再也不用担心员工的离职而导致邮件被删除，也可以防止客户资料和核心资料被通过电子邮件的方式进行外传。
电子邮件管控
Ping32还可以根据业务的需求，设定部门电脑上只能够登录企业邮箱，一方面防止员工随意登录私人邮件外发文件，规范邮箱的使用，另一方面也可以避免员工私自使用个人邮箱导致监控到到私人邮箱而侵犯个人隐私。设定部门电脑上登录的邮箱只能够将邮件发送到指定的邮箱内，确保邮件只能在公司内部流通，避免邮件的随意外发、抄送。
