文書暗号化ソフトはどうすれば機密ファイルを正確に暗号化できるのか

多くの企業が文書暗号化を検討するときに最も心配するのは、「暗号化できるかどうか」よりも、「一度有効にしたら全部が暗号化されてしまわないか」という点です。すべてのファイルを同じ方法で処理すれば、日常業務の編集や共有を妨げる一方で、本当に守るべき機密ファイルが埋もれてしまうことがあります。企業が求める理想的な文書暗号化ソフトは、単にファイルを暗号化するものではなく、どのファイルが機密に当たるのか、どの場面で暗号化が必要なのか、どのファイルは通常利用を維持すべきかを見極めた上で、本当に重要なデータへ保護を適用できるものであるべきです。

ここに「精密暗号化」と「一律暗号化」の差があります。一律暗号化はカバー範囲を重視しますが、精密暗号化は命中率を重視します。前者は業務摩擦を増やしやすく、後者は機密内容、ファイル種別、利用場面を理解しながら、必要な場所だけに暗号化を効かせることを求めます。文書暗号化ソフトがこの点を実現できなければ、本当に機密なファイルを見逃すか、逆に大量の通常ファイルまで過剰に暗号化してしまうかのどちらかになりやすくなります。

なぜ企業は一律暗号化ではなく精密暗号化を必要とするのか

企業の機密ファイルは、必ずしも決まったフォルダにだけ存在するわけではありません。契約書、財務報告、開発資料、顧客情報だけでなく、WeChat や他のツール経由で端末に届く一時ファイルも含まれます。本当に機密かどうかを決めるのは拡張子そのものではなく、内容、由来、利用方法であることが多いのです。もし暗号化ポリシーがディレクトリやアプリ単位で粗く適用されるだけなら、漏れや過剰適用が起きやすくなります。

また、多くのファイルは最初から暗号化対象である必要はなく、機密キーワードや特定条件にヒットした後ではじめて強い保護対象になる方が適切です。企業が必要としているのは、すべての文書を一律に閉じ込めることではなく、業務を妨げずに機密情報を大量のファイル群から正確に抽出し、その対象にだけ強い保護を適用することです。

精密暗号化の本質は、暗号化だけでなく識別、命中、検証まで含むことにある

実用的な精密暗号化には少なくとも三つの層が必要です。第一に、何を機密と判断するかを定義する明確な内容識別ルール。第二に、その識別ルールが暗号化ポリシーと連動し、命中時に自動で暗号化を発動する仕組み。第三に、その結果が本当に期待通りに動いているかを確認する検証手段です。これには、端末側の暗号化・復号化記録や、ファイル属性の確認、第三者ツールから落ちてきたファイルが適切に保護対象へ入っているかの確認が含まれます。

第一層がなければ、システムは何を重点保護すべきか分かりません。第二層がなければ、ルールを定義しても自動適用されません。第三層がなければ、企業は精密暗号化が本当に狙ったファイルに対して機能したかどうかを確認できません。文書暗号化ソフトが精密であるためには、この三層が一体でなければなりません。

Ping32で機密ファイルの精密暗号化をどう実現するか

1. まずデータ分類庫で「何が機密ファイルか」を定義する

管理者はまず 開始 -> ライブラリ&テンプレート -> データ分類 -> 追加 に進み、データ分類庫で機密キーワードと分類ルールを整備します。ここでは分類名、機密レベルを設定し、適用タイプ でディスク種別、ファイルサイズ、ファイル属性、スキャン対象、対象ファイル種別を定義できます。さらに データ条件 ではキーワードや正規表現を追加し、出現回数、必須条件、非必須条件を設定できます。

このステップが後続の精度を決めます。たとえば、契約条項、顧客名、金額欄を組み合わせたルールや、財務報告、個人情報、開発資料ごとの分類を分けて作ることができます。何が機密かを先に定義しなければ、後のスマート暗号化は単なる一律暗号化になってしまいます。

2. 文書暗号化ポリシーでスマート暗号化を有効にし、識別ルールと暗号化を連動させる

分類庫を整備した後、管理者は文書暗号化ポリシー設定画面で ポリシー -> 文書暗号化 -> その他設定 に進み、スマート暗号化 を有効にします。次に パラメータ設定 で利用する機密ルールを選択し、保存して適用します。手冊では、スマート暗号化は 機密内容分析 と 文書暗号化技術 を結び付け、キーワードや正規表現で端末上の機密情報を識別し、ヒットしたファイルへ強制暗号化と集中管理を実施する仕組みと説明されています。

これにより、暗号化は固定フォルダや固定職種だけに依存せず、内容に基づいて発動するようになります。ファイル数が多く、内容のばらつきが大きい環境では、ここが精密暗号化の中核です。

3. 事前に半透明暗号化を設定し、スマート暗号化が正しく働く前提を作る

Ping32 の手冊では、スマート暗号化を使う前に対象アプリへ 半透明暗号化 を設定する必要があると明記されています。管理者は 文書暗号化 -> ポリシー で 透明暗号化 設定画面に入り、暗号化モード を 半透明暗号化 に変更し、対象の認可アプリを選択して配布します。その後 文書暗号化 -> 認可ソフトウェア に進み、対象アプリとプロセスを開き、詳細設定 で 「高リスク行為を検知した場合は常に透明暗号化モードを使用する」 のチェックを外して適用します。

ここが重要なのは、精密暗号化が「そのアプリで作られる全ファイルを最初から暗号化する」ことを目的としていないからです。半透明暗号化で通常業務を維持しつつ、機密ルールにヒットしたときだけスマート暗号化が介入する構成が必要です。WPS Office や Excel で内容判定後に暗号化したい場合、この前提条件が不可欠です。

4. 第三者ツールから入るファイルにも自動暗号化を追加し、識別チェーンの抜け道を防ぐ

企業の機密ファイルは Office から作られるものだけではなく、WeChat や他のツール経由で端末へ保存されることもあります。こうしたファイルが既存の暗号化チェーンをすり抜けないようにするため、管理者は透明暗号化が有効なことを確認した上で、文書暗号化ポリシーの その他設定 から ファイル検出操作 を有効にします。次に パラメータ設定 でルールを追加し、操作タイプ を 暗号化、対象パス、保護対象のファイル種別を設定し、高度設定では ディレクトリ変更監視 を優先します。

これにより、チャット受信フォルダや第三者保存ディレクトリに落ちる機密ファイルも保護対象へ取り込めます。精密暗号化とは、一つの発生元だけを守ることではなく、機密ファイルがどの経路から端末へ来ても適切に保護へつなげることです。

5. 透明暗号化記録とファイル属性で、実際に狙い通りに動いたかを検証する

ポリシー配布後、管理者は 文書暗号化 -> 透明暗号化/復号化 で端末記録を確認し、時間、端末、対象ファイルを検索・抽出できます。さらに、端末側でファイル状態を確認したい場合は、文書暗号化 -> ポリシー -> その他設定 -> Shell 拡張 で 暗号化ファイル属性を表示 を有効にしておけば、利用者はファイルの プロパティ -> 文書セキュリティ から 所有者、機密レベル、セキュリティドメイン を確認できます。

精密暗号化は「ポリシーを出した」で終わってはいけません。記録でヒットを確認し、属性で実際の状態を見られて初めて、どの機密ファイルが保護され、どのルールをさらに改善すべきかが分かります。

Ping32の価値

Ping32 が精密暗号化を実現する価値は、単に暗号化範囲を広げることではありません。機密内容の定義、ルール命中時の自動暗号化、第三者経路の補完、結果検証 をひとつの流れにまとめる点にあります。データ分類庫が機密内容を定義し、スマート暗号化がその定義に応じて保護を適用し、半透明暗号化が業務の可用性を保ち、ファイル検出操作が横道から入るファイルを拾い、透明暗号化記録とファイル属性が結果を裏付けます。

そのため、企業は文書暗号化ソフトを「暗号化できるかどうか」だけで評価するのではなく、「本当に機密なファイルを狙って保護できるか」で評価できるようになります。セキュリティと可用性の両立が必要なオフィス環境では、これは一律暗号化よりはるかに実務的です。

FAQ

Q1：なぜ文書暗号化はフォルダやアプリ単位だけでは足りないのですか。

本当に機密なファイルは決まったフォルダだけに存在するわけではなく、必ずしも特定アプリだけで作られるわけでもありません。内容、ルール命中、流入経路を見なければ、漏れや過剰適用が起きやすくなります。

Q2：なぜ Ping32 のスマート暗号化は先に半透明暗号化を必要とするのですか。

スマート暗号化の目的は、すべてを最初から暗号化することではなく、機密ルールにヒットしたときにだけより強い保護を適用することにあります。そのため、手冊では対象アプリに半透明暗号化を先に設定する必要があるとされています。

Q3：精密暗号化が本当に機能しているかはどう確認できますか。

管理者は 文書暗号化 -> 透明暗号化/復号化 で記録を確認し、さらに 暗号化ファイル属性表示 を有効にして端末側のファイル属性を見ることで、ルール命中と実際の保護状態が一致しているかを確認できます。