ติดต่อเรา
10 นาที 
ท่ามกลางการขับเคลื่อนการทรานส์ฟอร์มดิจิทัลขององค์กรอย่างต่อเนื่อง การใช้งานระบบสารสนเทศ แพลตฟอร์มการทำงานบนคลาวด์ และเครื่องมือทำงานร่วมกันออนไลน์ที่แพร่หลาย ทำให้การบริหารจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มีมาตรฐานและเป็นระบบมากขึ้น อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้คือ “การพิมพ์” ยังคงเกิดขึ้นอย่างกว้างขวางในหลายสถานการณ์ทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการลงนามสัญญา แผนงานวิจัยและพัฒนา รายงานการเงิน เอกสารเทคนิค ไปจนถึงการสื่อสารกับภายนอก เมื่อเทียบกับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แล้ว เอกสารกระดาษหลุดออกนอกการควบคุมได้ง่ายกว่า และทันทีที่ถูกนำออกไปนอกสภาพแวดล้อมสำนักงาน สิทธิ์การเข้าถึงและนโยบายความปลอดภัยเดิมจะไม่สามารถบังคับใช้ได้อีกต่อไป
สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่ใช้เครื่องพิมพ์ร่วมกันหรือหลายแผนกใช้งานเครื่องพิมพ์แบบรวมศูนย์ ความไม่โปร่งใสของการพิมพ์อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านการรั่วไหลของข้อมูลแฝงอยู่ นอกจากนี้ เมื่อเกิดเหตุข้อมูลรั่วไหล องค์กรมักยากที่จะระบุได้ว่ามี “เอกสารกระดาษ” เกี่ยวข้องหรือไม่ ซึ่งทำให้การสืบค้นความรับผิด การตรวจสอบเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance Audit) และการประเมินความเสี่ยงทำได้ยากขึ้น
ดังนั้น การนำพฤติกรรมการพิมพ์เข้าไปอยู่ในระบบป้องกันข้อมูลรั่วไหลบนเอ็นด์พอยต์ (Endpoint DLP) จึงกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสร้างกระบวนการบริหารจัดการประจำวันให้ “ทำได้จริง” และ “ควบคุมได้อย่างปลอดภัย” องค์กรไม่ควรมองเฉพาะการไหลเวียนของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่ต้องมีการควบคุมการพิมพ์บนเอ็นด์พอยต์อย่างเป็นระบบและนำไปใช้ได้จริง เพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น พร้อมตอบโจทย์ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบ
เมื่ออุปกรณ์การพิมพ์พัฒนาจากเครื่องพิมพ์ภายในเครื่องแบบพื้นฐาน ไปสู่การพิมพ์ผ่านเครือข่าย การพิมพ์แบบใช้ร่วมกัน และการพิมพ์ระยะไกล ความต้องการด้านการจัดการการพิมพ์ขององค์กรก็ยิ่งหลากหลายมากขึ้น ด้านหนึ่งต้องรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจและประสิทธิภาพการส่งออกเอกสาร แต่อีกด้านหนึ่งต้องมั่นใจว่าข้อมูลสำคัญจะไม่รั่วไหลผ่านการพิมพ์ คำถามสำคัญคือ จะทำอย่างไรให้ยังคงความต่อเนื่องทางธุรกิจได้ ในขณะที่นำ “การพิมพ์” เข้าไปอยู่ในขอบเขตการบริหารจัดการที่ติดตามได้และตรวจสอบได้ ซึ่งกลายเป็นประเด็นสำคัญของการกำกับดูแลความปลอดภัยสารสนเทศในชีวิตประจำวันขององค์กร
แหล่งที่มาของความเสี่ยงจากการพิมพ์: ช่องทางความเสี่ยงสูงที่มักถูกมองข้าม
ในระบบป้องกันข้อมูลรั่วไหลขององค์กร การพิมพ์มักถูกมองว่าเป็นการกระทำที่ใช้เทคโนโลยีต่ำและมีความเสี่ยงต่ำ แต่ในสภาพแวดล้อมธุรกิจจริง ความเสี่ยงกลับมีหลายมิติและซับซ้อนมาก เมื่อพนักงานสั่งพิมพ์โดยตรงจากเอ็นด์พอยต์ภายในเครื่อง หากขาดขอบเขตสิทธิ์ที่ชัดเจนและบันทึกพฤติกรรมที่ครบถ้วน เอกสารสำคัญอาจถูกพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่ได้รับอนุญาต
ทันทีที่การพิมพ์เสร็จสิ้น เส้นทางการส่งต่อเอกสารจะหลุดออกจากขอบเขตการควบคุมของระบบดิจิทัลอย่างรวดเร็ว เอกสารกระดาษอาจถูกนำออกนอกพื้นที่ทำงาน ถูกส่งต่อให้บุคคลอื่น หรือถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลานาน ซึ่งองค์กรไม่สามารถใช้มาตรการทางเทคนิคเพื่อเรียกคืน บล็อก หรือ ติดตามแบบเรียลไทม์ได้ นี่ทำให้การพิมพ์เป็นส่วนที่ “ควบคุมได้ยากโดยธรรมชาติ”
ในสถานการณ์ที่หลายแผนกใช้เครื่องพิมพ์ร่วมกัน ผู้รับผิดชอบของการพิมพ์แต่ละครั้งก็ยิ่งถูกทำให้คลุมเครือมากขึ้น หลังเกิดเหตุ มักยากที่จะระบุได้อย่างแม่นยำว่าใครเป็นผู้พิมพ์ เมื่อใด และพิมพ์เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจใด ส่งผลให้การสืบค้นความรับผิดและการตรวจสอบมีความยากสูงขึ้น
ยิ่งไปกว่านั้น หากกระบวนการพิมพ์ขาดกลไกการระบุแหล่งที่มาที่มีประสิทธิภาพ เช่น ลายน้ำหรือข้อมูลต้นทาง แม้เกิดการรั่วไหลของข้อมูล ก็แทบไม่สามารถระบุได้จากเอกสารกระดาษว่าออกมาจากที่ใด ประกอบกับหลายองค์กรยังไม่มีระบบอนุมัติการพิมพ์สำหรับเอกสารความเสี่ยงสูง ทำให้ข้อมูลสำคัญถูกพิมพ์ออกมาโดยไม่ผ่านการยืนยันสิทธิ์ ส่งผลให้ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในสถานการณ์การพิมพ์ยิ่งทวีความรุนแรงขึ้น
ความท้าทายในความเป็นจริง: ทำไมการจัดการการพิมพ์จึงมักหยุดอยู่แค่ “ระดับนโยบาย”
แม้องค์กรส่วนใหญ่จะตระหนักถึงความสำคัญของความปลอดภัยด้านการพิมพ์ในเชิงนโยบาย แต่ในการปฏิบัติจริง การจัดการการพิมพ์มักทำได้ยาก บันทึกการพิมพ์กระจายอยู่ตามเอ็นด์พอยต์ อุปกรณ์การพิมพ์ และแม้กระทั่งระบบที่แตกต่างกัน ทำให้ขาดความสามารถในการบริหารรวมศูนย์และวิเคราะห์อย่างเป็นระบบ ส่งผลให้องค์กรไม่สามารถมองเห็นภาพรวมพฤติกรรมการพิมพ์ได้อย่างชัดเจน
ขณะเดียวกัน องค์กรมักไม่สามารถแยกแยะเอกสารสำคัญกับเอกสารทั่วไปได้อย่างมีประสิทธิภาพในเชิงเทคนิค จึงต้องพึ่งพากฎแบบครอบคลุม ซึ่งนำไปสู่ทั้งการบล็อกงานปกติโดยผิดพลาด และไม่สามารถครอบคลุมสถานการณ์ความเสี่ยงสูงจริงได้ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการจัดการลดลง
ในส่วนของการพิมพ์ที่ควรควบคุมอย่างเข้มงวด หลายองค์กรยังขาดกระบวนการอนุมัติที่นำไปใช้ได้จริง ทำให้นโยบายมีอยู่แต่ไม่มีแรงบังคับ เมื่อองค์กรพยายามเพิ่มข้อจำกัดให้เข้มงวดขึ้นเพื่ออุดช่องว่าง ก็อาจกระทบประสิทธิภาพงานประจำวันและก่อให้เกิดแรงต้านภายใน
ที่สำคัญยิ่งกว่า คือเมื่อเอกสารกระดาษรั่วไหลออกไป องค์กรมักขาดเครื่องมือเชิงเทคนิคในการติดตามย้อนกลับ ไม่สามารถระบุแหล่งที่มาหรือกำหนดความรับผิดจากตัวเอกสารได้ อีกทั้งนโยบายและวิธีการจัดการการพิมพ์มักค้างอยู่ที่การตั้งค่าเริ่มต้น ขาดความสามารถในการปรับปรุงให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจและความเสี่ยง ทำให้การจัดการการพิมพ์คงอยู่ในภาวะ “มีข้อกำหนดแต่ทำได้ยาก” อย่างยาวนาน
แนวทางของ Ping32: ผสานการติดตาม การควบคุม การอนุมัติ และลายน้ำ
เพื่อแก้ปัญหาในการจัดการการพิมพ์ที่ “มองไม่เห็น ควบคุมยาก และติดตามยาก” Ping32 ได้นำพฤติกรรมการพิมพ์เข้าไปอยู่ในระบบบริหารจัดการเอ็นด์พอยต์และระบบป้องกันข้อมูลรั่วไหลแบบรวมศูนย์ ทำให้การพิมพ์เปลี่ยนจากมองไม่เห็นเป็นมองเห็น จากควบคุมไม่ได้เป็นควบคุมได้ และจากติดตามไม่ได้เป็นติดตามได้
ประการแรก Ping32 ติดตามพฤติกรรมการพิมพ์อย่างต่อเนื่องบนฝั่งเอ็นด์พอยต์ ระบบจะบันทึกข้อมูลสำคัญของการพิมพ์แต่ละครั้งโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อไฟล์ เวลาในการพิมพ์ ผู้ใช้ เอ็นด์พอยต์ และอุปกรณ์การพิมพ์ พร้อมจัดเก็บแบบรวมศูนย์เพื่อการวิเคราะห์เชิงสถิติและการตรวจสอบด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด นอกจากนี้ยังรองรับการสำรองเนื้อหาที่พิมพ์ เพื่อช่วยประเมินว่ามีความผิดปกติหรือการใช้งานที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ ทำให้องค์กรมีความสามารถพื้นฐานในการมองเห็นพฤติกรรมการพิมพ์
บนพื้นฐานดังกล่าว ระบบยังมีความสามารถในการควบคุมสิทธิ์การพิมพ์แบบละเอียด องค์กรสามารถกำหนดนโยบายการพิมพ์ที่แตกต่างกันตามแผนก บทบาท และเอ็นด์พอยต์ และจำกัดการพิมพ์ที่ไม่เป็นไปตามนโยบาย โดยใช้การจัดการแบบแยกระดับตามความเสี่ยง เพื่อลดผลกระทบต่อธุรกิจปกติ
สำหรับสถานการณ์การพิมพ์ที่มีความเสี่ยงสูงแต่จำเป็นต่อธุรกิจ Ping32 เพิ่มกลไกการอนุมัติการพิมพ์ ผู้ใช้ต้องได้รับอนุญาตก่อนเริ่มพิมพ์ กระบวนการอนุมัติจะบันทึกผู้อนุมัติ เวลาอนุมัติ และผลลัพธ์ เป็นหลักฐานกระบวนการที่ตรวจสอบได้ ช่วยให้สามารถเพิ่มการยืนยันและกำหนดความรับผิดสำหรับการพิมพ์สำคัญได้ โดยไม่ต้องปิดกั้นธุรกิจทั้งหมด
พร้อมกันนี้ Ping32 ใช้กลไกลายน้ำการพิมพ์เพื่อเพิ่มความสามารถในการติดตามเอกสารกระดาษ ระบบสามารถใส่ลายน้ำที่มีข้อมูลผู้ใช้ แผนก และเวลาโดยอัตโนมัติบนเอกสารที่พิมพ์ เพื่อระบุแหล่งที่มา และยังรองรับการยกเลิกลายน้ำสำหรับเอกสารที่กำหนด เพื่อให้สอดคล้องทั้งความต้องการด้านความปลอดภัยและข้อกำหนดทางธุรกิจ
ด้วยการทำงานร่วมกันของกลไกข้างต้น Ping32 ช่วยให้องค์กรนำพฤติกรรมการพิมพ์เข้าไปอยู่ในขอบเขตการบริหารจัดการที่มองเห็นได้ ควบคุมได้ ตรวจสอบได้ และปรับปรุงได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้การพิมพ์ไม่ใช่จุดบอดด้านความปลอดภัยอีกต่อไป แต่เป็นส่วนหนึ่งของระบบธรรมาภิบาลข้อมูลบนเอ็นด์พอยต์อย่างแท้จริง
แนวทางการนำไปใช้: การจัดการการพิมพ์แบบค่อยเป็นค่อยไป
เพื่อให้การจัดการความปลอดภัยด้านการพิมพ์เกิดผลจริง แนะนำแนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไปดังนี้:
●เปิดใช้งานการติดตามการพิมพ์: บันทึกพฤติกรรมการพิมพ์และสำรองไฟล์ที่พิมพ์ได้ สร้างพื้นฐานการมองเห็นแบบรวมศูนย์;
●วิเคราะห์พฤติกรรมการพิมพ์: สรุปความถี่ ประเภทเอกสาร และพฤติกรรมผิดปกติ เพื่อระบุจุดเสี่ยงสำคัญ;
●เปิดใช้งานการอนุมัติการพิมพ์: ใช้นโยบายอนุมัติกับเอกสารสำคัญและผู้ใช้ความเสี่ยงสูง เพื่อให้แน่ใจว่ามีการอนุญาตก่อนพิมพ์;
●เพิ่มลายน้ำการพิมพ์: ใส่ลายน้ำที่ติดตามได้ให้เอกสารสำคัญ เพื่อให้ตรวจสอบความรับผิดภายหลังได้สะดวก;
●ปรับปรุงนโยบายอย่างต่อเนื่อง: ทบทวนบันทึกการพิมพ์ บันทึกการอนุมัติ และผลการใช้งานลายน้ำอย่างสม่ำเสมอ ปรับสิทธิ์และนโยบายให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ;
●อบรมและกำหนดแนวปฏิบัติ: อบรมพนักงานเรื่องการจัดการการพิมพ์และความตระหนักด้านความปลอดภัย กำหนดขั้นตอนอนุมัติและขอบเขตความรับผิดให้ชัดเจน เพื่อลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์
แนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้ช่วยให้องค์กรทำให้การพิมพ์ “ตรวจสอบได้ ควบคุมได้ และติดตามได้” โดยไม่รบกวนการดำเนินงานประจำวัน
สรุป: นำการพิมพ์เข้าสู่ขอบเขตที่ตรวจสอบได้และควบคุมได้
ด้วยระบบการติดตามและควบคุมการพิมพ์ของ Ping32 องค์กรสามารถสร้างความสามารถในการมองเห็นแบบครบวงจรและโซ่การตรวจสอบสำหรับพฤติกรรมการพิมพ์บนเอ็นด์พอยต์ได้ เมื่อผสานกลไกการอนุมัติและฟังก์ชันลายน้ำ พฤติกรรมการพิมพ์ของเอกสารสำคัญจะถูกควบคุมและระบุได้ ทำให้การพิมพ์ไม่ใช่จุดบอดด้านความปลอดภัยอีกต่อไป แต่เป็นส่วนหนึ่งที่บริหารจัดการได้ ติดตามได้ และปรับปรุงได้อย่างต่อเนื่อง
ระบบนี้เน้นการนำไปใช้ได้จริงและความยั่งยืน พร้อมคำนึงถึงความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยไม่ต้องพึ่งการจำกัดที่เข้มงวดเกินไปเพื่อความปลอดภัย แต่ใช้การผสาน “การติดตามพฤติกรรม การควบคุมสิทธิ์ การบันทึกร่องรอยการอนุมัติ และการติดตามด้วยลายน้ำ” เพื่อสร้างสมดุลในการจัดการการพิมพ์ขององค์กร ด้วยแนวทางนี้ องค์กรสามารถลดความเสี่ยงการรั่วไหลของข้อมูลบนกระดาษ ควบคู่กับการยกระดับการบริหารจัดการภายในและความสามารถด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
1.การติดตามการพิมพ์เกี่ยวข้องกับการเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงานหรือไม่?
ระบบเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นซึ่งเกี่ยวข้องกับพฤติกรรมการพิมพ์เท่านั้น โดยขอบเขตการเก็บข้อมูลสามารถกำหนดได้โดยองค์กร เพื่อใช้ในการตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
2.การอนุมัติการพิมพ์จะกระทบประสิทธิภาพการพิมพ์ประจำวันหรือไม่?
การอนุมัติมักใช้เฉพาะกับเอกสารสำคัญและผู้ใช้บางกลุ่ม โดยทั่วไปจะไม่กระทบต่อขั้นตอนการทำงานประจำวัน
3.เนื้อหาลายน้ำสามารถปรับแต่งได้หรือไม่?
ได้ สามารถรวมข้อมูลผู้ใช้ เวลาในการพิมพ์ ข้อมูลแผนก รวมถึง QR Code หรือข้อความผสมกันได้
4.สามารถเปิดใช้งานเฉพาะการติดตามการพิมพ์โดยไม่จำกัดการพิมพ์ได้หรือไม่?
ได้ การติดตามเพียงอย่างเดียวก็ให้ความสามารถในการมองเห็นและตรวจสอบการพิมพ์ได้
5.แต่ละแผนกสามารถตั้งค่าสิทธิ์การพิมพ์และขั้นตอนอนุมัติแตกต่างกันได้หรือไม่?
รองรับการตั้งค่านโยบายอย่างยืดหยุ่นตามแผนก บทบาท และเอ็นด์พอยต์
