如何防范员工绕过企业邮箱通过个人邮箱发送邮件

邮箱账号管控

邮箱账号管控

今天想要跟大家分享的话题是电子邮件,跟大家聊这个的原因在于今天同事错用自己的邮箱给客户发送了一封邮件,为什么说是错用,因为公司有规定禁止使用个人邮箱进行商务沟通。相信很多公司都跟小编公司一样,有给企业员工配发企业邮箱并规定对外对内沟通均需要使用企业邮箱而非个人邮箱。

针对员工使用个人邮箱的问题,小编做网上做了一番调查,原来之前有相关机构做过调查63%的员工都会使用个人邮箱发送工作文档,更糟糕的是,其中71%的员工认为这么做并不违反公司的安全制度。企业员工普遍缺乏必要的安全策略和安全意识培训,并没有认识到自己这样的行为可能会造成公司重要信息的泄露。

配置了企业邮箱,员工还是使用个人邮箱办公怎么破?Ping32为您提供合理的解决方案:

监控邮件外发,发现违规操作及时制止

Ping32可以详细的记录邮件的收发件人、正文、主题、内容、附件等,记录员工的邮件外发,发现员工使用个人邮箱发送邮件行为时可及时制止,并审计员工外发邮件的内容是否合规。

管控通过邮件外发文件,防止内部信息泄密

根据不同部门的日常工作情况,设置灵活的管控策略,例如设计部门禁止通过邮件外发设计类型的文件,做到自动审计、自动拦截。

限制邮箱登录,管控邮件外发

不管是web端还是客户端都可以进行邮箱的登录,怎样确保员工不私自登录个人邮箱呢?Ping32可以对终端电脑登录的邮箱进行检查,可以设置终端只能够登录指定的企业邮箱,禁止个人邮箱的登录,限制员工有意无意的登录个人邮箱发送邮件的行为。同时,还可以设定邮件的接收方,这样既可以防止邮件的错发还可以规避员工随意外发邮件导致泄密的风险。