如何啟用員工檔案外發的監控與稽核

員工透過聊天工具、瀏覽器、郵箱、網盤、移動介質等方式外發檔案，是企業資料安全治理中最常見、也最需要持續留痕的一類風險場景。透過 Ping32 在

檔案安全

中啟用

洩密追蹤

，管理員不僅能夠掌握“誰在什麼時間透過什麼途徑外發了什麼檔案”，還可以在必要時進一步結合截圖、告警、備份和敏感內容分析，形成更完整的稽核鏈路。

從實施策略上看，建議先將

洩密追蹤

作為基礎能力穩定啟用，再根據企業的安全要求逐步疊加

洩密備份

、

敏感內容分析

、瀏覽器洩密渠道分析等增強項。這樣既能儘快建立外發留痕能力，也能避免在初期一次性疊加過多策略，增加除錯成本。

開啟“洩密追蹤”實現外發檔案監控稽核

如果企業當前主要目標是建立外發可追溯能力，建議優先完成本節配置。完成後，管理員即可在

洩密追蹤

中檢視員工外發檔案的稽核記錄，並根據實際風險水平決定是否繼續啟用備份、敏感內容識別或更細粒度的風險處置。

1. 在 Ping32 控制檯點選

資料安全

→

策略

，進入資料安全策略設定介面。

2. 在資料安全策略設定介面中，點選

檔案安全

，開啟

洩密追蹤

，實現對員工外發檔案的監控稽核。

3. 點選

引數設定

→

常規設定

，按需配置以下選項：

勾選

發現洩密時截圖

：

• 設定截圖次數與截圖間隔
• 實現員工外發檔案時自動截圖稽核

勾選

發現洩密時告警

：

• 向控制檯管理員彈窗告警
• 可配置為短期外發多個檔案檔案時觸發

4. 策略設定完成後，確認策略應用端點。

5. 確認策略應用端點後，點選

應用

，即可開啟對員工外發檔案的監控稽核。

6. 策略下發後，點選

資料安全

→

洩密追蹤

，即可檢視員工外發檔案的相關稽核記錄。

完成上述配置後，建議在測試端點上模擬一次外發動作，例如透過微信、瀏覽器或郵箱傳送一個測試檔案，再返回

資料安全

→

洩密追蹤

檢查是否已經生成對應記錄。驗證時可重點關注端點名稱、外發途徑、檔名稱、時間戳以及是否附帶截圖或告警資訊，確認稽核鏈路完整可用。

備份洩密檔案（可選）

如果企業不僅希望知道“發生過外發”，還希望在事後能夠直接調取原始外發檔案進行核查，則建議進一步配置

洩密備份

。該能力特別適用於高價值崗位、重點專案組或需要保留證據原件的合規場景。

1. 在 Ping32 控制檯點選

資料安全

→

策略

→

選擇對應的策略

→

檔案安全

→

洩密追蹤

→

引數設定

2. 點選

洩密備份

→

新增

，可配置觸發洩密時備份洩密檔案：

3. 在彈出的視窗中配置備份設定，附配置項說明

外發途徑

• 預設為 所有途徑 ，即透過任何方式外發的檔案都會備份
• 可配置為 指定洩密途徑 ，支援設定 自定義程式

規則

• 預設為 全部檔案
• 可配置為複合規則，支援：
• 指定 檔案型別
• 指定 檔案大小 區間

操作

• 預設操作為 備份 ，若要設定指定程式不進行檔案備份，則選擇不備份

網路路徑

• 預設操作為 不備份 ，若要設定備份網路驅動的檔案，選擇備份

備註

• 填寫該條目的備註資訊（便於區別於其他條目）

在規劃

洩密備份

時，建議不要簡單對所有外發行為無差別備份，而應優先結合

外發途徑

、

規則

和重點崗位做精細化配置。這樣既能降低無效備份帶來的儲存壓力，也更有利於管理員快速聚焦真正需要留存的高風險檔案。

分析檔案中是否包含敏感內容（可選）

對於外發檔案較多、人工逐條甄別成本較高的企業，

敏感內容分析

能夠進一步提升稽核效率。管理員可以透過

資料分類

識別檔案中是否包含特定敏感詞、敏感欄位或業務分類內容，從而讓外發稽核從“看見外發”升級為“識別外發內容風險”。

1. 在 Ping32 控制檯點選

資料安全

→

策略

→

選擇對應的策略

→

檔案安全

→

洩密追蹤

→

引數設定

2. 點選

敏感內容分析

，勾選

敏感內容

，開啟敏感內容分析，支援

• 智慧分析：該模式會依據系統資源佔用情況以及是否空閒等條件進行分析
• 實時分析：該模式下會實時分析檔案內容

3. 在下方的資料分類中選擇需要分析的敏感詞

可選配置：

• 只稽核包含敏感內容的記錄
• 立即備份包含敏感內容的檔案

若企業希望減少普通檔案帶來的稽核干擾，可優先啟用“只稽核包含敏感內容的記錄”；若還希望在命中敏感內容時保留原始證據，則可同時勾選“立即備份包含敏感內容的檔案”。這類組合配置更適合高風險資料治理場景。

啟用瀏覽器洩密渠道分析（可選）

Ping32 洩密追蹤支援針對瀏覽器洩密的行為進行域名分析，可對洩密行為進行更精細化處理。

開啟“AI Pro 服務”

在 Ping32 控制檯點選

系統設定

→

高階設定，

開啟

AI Pro 服務，

點選

應用。

開啟“智慧分析洩密應用”策略

1. 開啟

洩密追蹤

策略

2. 在洩密追蹤策略設定介面點選

其他

3. 開啟

智慧分析洩密應用

4. 點選

確定

→ 點選

應用

檢視效果

策略下發後，點選

資料安全

→

洩密追蹤

檢視稽核記錄。示例：端點透過瀏覽器登入 QQ郵箱進行檔案外發時，洩密途徑將顯示為

QQ郵箱

，而非僅顯示瀏覽器（如 Edge）。在洩密途徑的詳細資訊中，可檢視：

• 洩密軟體：例如 Edge瀏覽器
• 洩密方式：例如 QQ郵箱

透過上述方式，可更精細化稽核洩密途徑，幫助管理人員準確瞭解使用者的洩密方式。

實施建議與常見思路

• 若企業剛開始建設外發稽核體系，建議先啟用 洩密追蹤，確認稽核記錄穩定生成後，再逐步開啟 洩密備份 與 敏感內容分析。
• 對高風險崗位，建議同時啟用 發現洩密時截圖 與 發現洩密時告警，提升事件發現效率與覆盤完整度。
• 對瀏覽器類外發場景，建議結合 AI Pro 服務 與 智慧分析洩密應用，避免記錄只停留在瀏覽器程序層面而缺少具體外發方式資訊。
• 外發稽核策略正式大範圍下發前，建議先在不同外發途徑上做驗證，確保稽核、備份、告警和敏感內容識別結果與預期一致。