如何管控員工外寄電子郵件

郵件外發是企業最常見、也最容易被忽視的一條資料流轉通道。僅靠事後稽核，往往只能在問題發生後進行追溯；而透過 Ping32 的

郵件管控

，管理員可以在郵件傳送前就對收發件範圍和敏感內容進行限制，把風險前移到傳送環節處置。

Ping32 郵件管控支援以下型別：

• HTTPS 協議 Web 郵箱：如網易郵箱、QQ郵箱
• SMTP / Exchange 協議郵件用戶端：如 Foxmail、Outlook

對於企業來說，這項能力通常適用於三類場景：一是限制員工向非授權地址傳送郵件；二是控制高敏感內容透過郵件外發；三是對特定崗位、特定部門或專項時期實施更嚴格的郵件外發策略。

一、透過策略開啟郵件管控

1. 在 Ping32 控制檯點選

上網行為

→

策略

，進入上網行為策略設定介面。

2. 在上網行為策略設定介面中，點選

電子郵件

，開啟

郵件管控

。

3. 點選

引數設定

，進入郵件管控介面。

建議在正式實施前先確定管控目標：到底是要“限制只能發給誰”，還是要“識別傳送了什麼”，或者兩者同時控制。目標越明確，後續規則設計越容易做到既有效又不過度影響正常辦公。

二、配置郵件管控規則

1、按收發件人郵箱進行管控（白名單）

在郵件管控介面中設定收發件人白名單：

• 發件人白名單：僅允許指定郵箱傳送電子郵件
• 收件人白名單：僅允許將電子郵件傳送到指定郵箱

這類規則更適合“發給誰”比“發了什麼”更重要的場景，例如：

• 只允許業務郵箱對外傳送，個人郵箱或臨時郵箱不允許用於工作外發；
• 只允許郵件傳送給企業內部域名、合作方白名單域名或審批透過的指定地址；
• 在專項時期，只允許向固定收件人範圍傳送材料。

注：

• 郵件地址支援萬用字元 *，例如：*@gmail.com,可點選右側“選擇郵件地址”快速選擇郵件地址,郵件地址支援自定義新增（參考“郵件地址庫新增方法”）

如果企業的允許收發範圍較為固定，建議優先維護好郵件地址庫，再在策略裡引用，而不是每次都臨時手工錄入。這樣既能減少配置錯誤，也便於後續多人協作維護。

2、按敏感內容識別進行管控

在郵件管控介面中設定敏感內容識別：

• 1. 勾選 敏感內容識別
• 2. 勾選下方需要識別的敏感詞（敏感詞支援自定義新增，參考“資料分類庫新增方法”）

這種方式更適合“郵件內容本身”是核心關注點的場景。例如員工可以正常傳送郵件，但如果正文或附件中包含客戶資訊、專案資料、合同資料、財務內容等敏感內容，就需要被識別並管控。

從實施角度看，收發件人白名單解決的是“路徑是否合規”，敏感內容識別解決的是“內容是否合規”。兩者結合使用，才能讓郵件外發管控既有邊界，也有深度。

三、應用策略並驗證效果

策略設定完成後，確認策略應用端點。建議優先選擇有代表性的試點端點，例如同時覆蓋網頁郵箱使用者與 Outlook 使用者，便於驗證不同郵件傳送方式下的管控效果。

確認策略應用端點後，點選

應用

，即可對員工外發郵件進行管控。

策略生效後，建議至少構造三類測試郵件做驗證：

• 一封收件人和內容都合規的郵件，用於確認正常業務不會被誤影響；
• 一封收件人不在白名單範圍內的郵件，用於確認地址控制生效；
• 一封包含敏感內容的郵件，用於確認 敏感內容識別 已按預期觸發。

如果驗證結果與預期不一致，優先檢查：郵件地址白名單是否配置準確、測試端點是否屬於策略應用範圍、所選敏感詞或資料分類規則是否足夠匹配真實郵件內容。

四、實施建議與常見誤區

為了讓郵件外發管控真正落地，建議在實施過程中注意以下幾點：

• 不建議一開始就對全員啟用最嚴格的白名單和敏感內容管控，最好先對高風險部門或試點人群驗證。
• 收件人白名單解決的是“發給誰”，敏感內容識別解決的是“發了什麼”，不要只配其中一項就期待達到完整的外發治理效果。
• 如果頻繁出現誤攔截，優先檢查郵件地址範圍是否過窄、資料分類規則是否過寬、關鍵詞是否過於通用。
• 如果敏感郵件未被識別，優先回頭檢查 資料分類庫 的規則是否覆蓋實際正文或附件內容，而不是直接判斷策略無效。

把

郵件管控

、郵件地址庫和資料分類庫配合起來使用，才能讓 Ping32 在郵件外發場景中形成真正可落地的治理機制：既不放任敏感資訊無序外發，也不過度干擾正常業務郵件流轉。