什么是员工监控软件?

员工监控软件是一种企业使用监控员工上网行为的软件,这并不是为了窃取用户隐私,而是因为这类软件可帮助企业预防和监测可能造成严重损失的数据泄露,提高员工敬业度并优化工作效率、生产力。通过使用员工监控软件,企业可以降低内部风险,防范内部威胁,提升工作收益。可以通过分析监控数据,以查找趋势、模式和相关性,以深入了解业务流程以及如何改进它。

员工监控软件可以使公司能够全面了解员工在办公室内或者外出完成工作的情况。各种数据汇总成报表,包括哪些应用程序使用最多,在和工作无关的任务上花费的时间,以及每个员工一天中什么时间段最有效率,员工的行为是否存在数据泄密等违规风险。

您可以想象,在这些数据的帮助下,您可以如何改变业务流程使之更加精进,防范内部威胁。以及可以用它来排查,为什么这个销售团队比另一个业绩更好。您也可以找出一个团队一天中工作效率最佳的一段时间,然后将重要的任务分配给您的团队。

阅读本指南后,您将能够确定监控是否适合您的团队,选择哪个系统以及如何在您的企业中实施。

1.员工监控的类型

2.员工监控软件的优势

3.员工监控软件的弊端

4.这是合法的吗?

5.它适合我吗?

6.像我这样的企业是否可以通过员工监控软件实现目标?

7.如何为您选择合适的员工监控软件?

1.员工监控的类型

技术变革和时代发展为监控员工创造了多种方式,以及衍生了不同的目的。退回20年前,很多企业监控员工的目的在于提升工作效率,方法无外乎领导偶尔走动巡视。时至今日,监控员工的手段也多种多样,同时随着更加开放包容的工作环境,目的逐渐演变为防范数据泄漏等职场道德威胁。以及随着互联网的发展,员工监控类型也多种多样。根据功能需求,我们大致可以分为以下几类:

互联网和电子邮件

没有互联网的工作就像在交通高峰期间开车一样。你最终可能会完成你想要做的事情,但它会充满停顿,减速,并且比你平常需要两到三倍的时间。我们知道互联网对生产力至关重要,前提得适当、高效利用。互联网活动跟踪程序可以捕获URL,标题栏和在网站上花费的时间。我们的想法是发现员工如何使用互联网,看看是否有任何方法可以改善团队的使用。

许多公司都使用电子邮件对内或者对外进行沟通。电子邮件往往会被当作法律依据文件,并将在法庭上作为合法证据。事实上,在2006年,24%的企业通过法院传唤公司电子邮件。电子政策研究所执行监控员工电子邮件的公司可以降低泄密风险。

即时通讯

即时通讯类软件是互联网诞生之初就被广泛使用的一类软件。纵然电子邮件现在仍然被很多企业使用,但是不可否认的是,很多场景,即时通讯类软件可以提供更多的便利性。这类软件常见的有:QQ、微信、Skype等。同时即时通讯软件也不仅是人与人直接沟通交流的窗口,同时也是重要的文件传输工具。由于其天然的社交属性,在企业中得不到有效的利用便会存在两大问题,员工工作期间通过这类软件沟通和工作无关的事,浪费了资源也降低了工作效率,工作没有产出;无论是有意还是无意的不规范传输文件,都可能造成严重的数据、文件泄漏。

电脑活动监控

电脑活动监控的范围非常广,比如:电脑运行时间、空闲时间,文件操作记录,U盘插拔记录,屏幕监控等。通过对电脑活动监控,管理者可以了解员工使用电脑的具体操作。很多企业进行电脑活动监控也是出于两点考虑,一方面是电脑资源没有被有效利用可能造成资源浪费;一方面是员工使用电脑的很多活动可能存在严重的数据泄露风险,所以对电脑活动进行监控,也是一个很重要的方向。

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2.员工监控的优势

我们可以肯定的是,如果适当实施、部署使用员工监控软件,优点是非常多的,起码可以给您带来:

  • 使管理者更加高效管理
  • 打造一个更加敬业的团队
  • 提供数据透明度
  • 防止数据泄密

有效管理

通过对员工进行监控,收集数据、分析数据将帮助您建立一个更高效的团队。看到他们在哪里挣扎以及他们在哪里发光,这使您可以更有效地委派任务。将团队成员的优势和技能与正确的工作内容相匹配非常重要,使团队能够完成最好的工作!

认识到团队成员的弱点同样重要。专注于行为指标的员工监控软件可帮助您确定团队成员需要额外培训或指导的位置。您可能会发现它需要花费很长时间来完成一个项目。看看他们是否了解如何使用他们的工具并设置培训课程。投资于员工的职业发展是提高团队参与度和幸福感的一种方法。

财务增长

经统计发现,由于工作效率不足,每位员工每年损失20000多人民币。其实这很好理解,如果对于一个月薪1w的员工来说,每天浪费20%的时间从事和工作无关的事,那么很容易得出这样的数据。通过员工监控软件,您可以通过实施活动跟踪计划来减少此损失。成功的数据驱动型公司使用指标跟踪软件,可以提高生产率,收入,销售额,员工保留率,幸福感和效率。

此外,使用员工监控软件收集的数据类型使您可以做出更明智的业务决策。您可能会发现有太多人被分配到一项任务。为什么不通过为其中一些项目分配新项目来更好地利用时间和公司资源?或者,弄清楚哪些软件(您支付的费用)没有太多用处。摆脱你没有受益的东西,不要浪费钱。

保护数据安全,防止数据泄密

数据泄密和网络安全应该始终是企业关注的问题。黑客超级聪明,他们无时无刻不在研究访问、窃取数据的新方法。过去几年可以说是互联网史上最黑暗的几年,每年的数据泄密事件层出不穷。当然,这不仅仅体现在外部人员的窃取,在某些国家,某些文化背景下,无底线、无信仰的职场道德问题是背后的重要因素,所以我们必须要意识到,真正的威胁往往不会从外部袭来,往往是从内部发生的。据调查,85%的员工承认,他们离开公司时会随身携带公司的文件和数据。因此,员工监控的效果在于,使管理者能清楚的了解员工在做什么,如果发生了任何违规或者泄密的事件,监控记录的数据日志将成为法庭上的重要终究。

3.员工监控的弊端以及如何解决这些问题

哇!员工监控软件有这么多优点,功能可以这么强大。等等,我们在意识到这类软件可以显著改善我们的职场环境,提升工作效率,防范数据泄漏的同时,我们也必须直面他的一些弊端。

隐私

相信,在职场环境中,使用监控软件的目的绝非管理者想窥视用户隐私。你我都知道,公司的机密数据、工作效率状况的价值要比个人隐私重要的多。但是如何开诚布公的阐述当前公司内部的监控软件使用情况,是每个企业都应该思考的问题。

信任

员工监控的一个问题是信任因素。如果他们认为你正在做的事情对他们产生了侵犯,他们会产生愤怒和不满的感觉并反而增加了管理难度。这对你的来说反而得不偿失。根据我们的客户案例以及以往经验,我们认为您可以向您的团队强调监控系统仅用作分析工具。

压力增加

知道他们的活动被跟踪,一个人可能会本能地更加努力地工作,减少休息时间并担心他们的生产力。所有这些都可能导致团队压力水平的提高,从而导致士气和员工工作效率下降这与您想要完成的工作完全相反!

法律问题

围绕监控员工存在哪些法律问题一直备受关注。其中一个原因是关于什么是允许的和不允许的,有很多不同的法律。我们将在下面的部分中详细介绍,但是现在,要知道员工监控的合法性完全取决于您实施部署此类产品的位置。

4.员工监控合法吗?

在隐私保护健全的美国、欧盟等一些国家,如果这台计算机属于公司所有,那么法律允许管理人员监控这个计算机上的所有活动,包括通过公司互联网发送的电子邮件。截至目前,唯一的限制是设计监控员工私人电话。除非该员工知道并统一,否则企业监控员工的个人电话是违法的。对于其他任何活动,如果员工是使用公司拥有的设备,则不需要任何许可统一。在我国,对公共场合的计算机进行监控同样是合法的,因为这出于网络安全原因,同样被写入了网络安全保护法。但是我国公安部要求,出售含有监控功能的软件或硬件产品时,产品必须具备公安部信息安全销售许可证。所以当您采购此类商品时,为了确保您的数据、信息安全,请优先让企业出示公安部颁发的信息安全销售许可证。

5.它适合我吗?

在您选择员工监控软件时,请务必要确认这类软件是否真的适合自己的企业。为此我们给您准备了一份清单,您可以对比查看是否需要达到以下目的或存在以下问题,以及根据我们的已有客户案例回访统计,了解哪些行业更迫切需要使用员工监控软件。

考虑一下您的业务场景,是否存在以下问题或者需要解决以下问题

1.员工工作效率不明确,无法知道员工工作是否饱和;

2.已知员工工作效率低下,急需提升生产力;

3.员工与企业外部人员沟通内容不明确,可能存在数据、信息泄漏风险;

4.营销类型企业,员工可能存在飞单风险。

采用行为监控软件对我有价值吗?

这个很容易。改善客户服务的价值是什么?确保数据安全是否重要?提高效率对我有价值吗?更多的法律保护是否真的必须?将达到目标的价值与潜在软件的成本进行比较。对于大多数软件,监控工作中的活动是有意义的。但最终,由权衡利弊取决于你。

像我这样的企业是否通过员工监控软件实现目标?

员工监控不是关于监督,而是在于数据安全。在撰写本文时,收集这些数据的工具是价值2亿美元的行业并且正在蓬勃发展。在接下来的几年里,我们将看到越来越多的公司投资于跟踪员工活动的软件和其他信息安全解决方案。保险公司,贸易公司,新型互联网公司,设计公司,学校和大型跨国公司只是选择分析行为的团队的一些例子。甚至餐馆也使用一种监控服务员的软件,跟踪每个相关活动。各类公司都通过员工监控软件收集的数据成功改善业务流程。

6.如何选择最好的员工监控软件

好的!您已经权衡了利弊,并决定通过活动跟踪软件实现您的目标!我们坦率地说,有许多不同类型的员工监控软件。做出决定可能是压倒性的!让它变得更容易一些。

制定清单

在花大量时间购物之前,您可以先制定公司需要的功能清单。您可能需要也可能不需要以下功能:

  • 网站拦截
  • 实时监控屏幕
  • 聊天内容监控后
  • 屏幕截图和导出
  • USB使用警报
  • 数据防泄漏
  • 互联网和电子邮件监控
  • 花在活动上的时间
  • 能够将活动分类为和工作相关的、和工作无关的

此外,主要考虑因素是系统的运行方式。大多数可以分为两类:一种是硬件设备类型的监控手段,比如常见的上网行为管理设备。这类设备在特定的场合是奏效的,但是对于有监控员工需求的企业来说,这并非一个完美的解决方案。首先这类设备是部署在网络出口处,一般来讲只能实现过滤网络流量,比如互联网记录以及电子邮件记录,所以应用场景非常窄。起码无法做到上面清单中的实时屏幕监控,USB使用管控。而另一类就是今天的主角,简单说是软件类的员工监控手段,这类软件一般在系统启动之初就自动加载,静默地在后台运行,无论是监控还是管理粒度都可以做到足够精细。下面就简单介绍一款重量级产品:Ping32员工监控软件。

使用Ping32进行员工监控

Ping32是一种不显眼的方法,用于跟踪和衡量员工的工作活动。如果没有像Ping32这样的软件,除非你站在员工背后,否则无法理解工作是如何完成的。

Ping32员工监控软件易于安装,安装部署无需专业工程师,可在几分钟内完成。

以下是Ping32员工监控为什么是理想的解决方案的几个原因:

Ping32 可以实时监控电脑活动。

Ping32 使用无偏见的数据来做出明智的就业和运营决策。

Ping32 查看屏幕截图和屏幕录像,为员工的活动提供可视上下文。

Ping32 功能远不止监控员工这么简单,自小的投入,最大的收益。