# Tạo và quản lý liên kết chia sẻ

Canonical: https://www.nsecsoft.com/vi/docs/ping64-file-collaboration/filelink/share-links/use/

Language: vi-VN

Updated: 2026-11-15T04:15:32.148239Z

Trong FileLink của Ping64, liên kết chia sẻ cho phép người nhận truy cập tệp hoặc thư mục trong không gian. Đây là thao tác khác với [tác vụ gửi thông thường](https://www.nsecsoft.com/vi/docs/ping64-file-collaboration/filelink/file-transfer/). Chọn phương thức phù hợp và tuân thủ yêu cầu của tổ chức khi cung cấp thông tin ra ngoài.

Liên kết và mã nhận tệp là thông tin truy cập nhạy cảm. Người có liên kết và đáp ứng điều kiện truy cập có thể xem nội dung; không chuyển chúng qua kênh chưa được phép. Nếu cần gửi riêng, hãy kiểm tra nội dung đã sao chép trước vì có thể chứa cả liên kết và mã.

Bản thân liên kết được sao chép cũng có thể chứa mã nhận tệp, không chỉ phần văn bản hiển thị riêng. Nếu phải chuyển qua các kênh tách biệt, hãy kiểm tra liên kết thực tế sẽ gửi còn chứa mã hay không và chuyển mã qua kênh độc lập đã được phê duyệt. Kiểm tra cách truy cập bằng tệp không nhạy cảm trước khi gửi.

Nếu liên kết sẽ gửi vẫn chứa mã nhận tệp, không gửi như thể mã đã được tách riêng. Trước tiên hãy dùng tệp không nhạy cảm kiểm tra cách truy cập không chứa mã trong liên kết; nếu không xác nhận được, hãy dùng phương thức bàn giao khác được tổ chức phê duyệt.

Ngay cả khi đã bật mã trích xuất, người có liên kết hợp lệ vẫn có thể thấy tiêu đề và ghi chú chia sẻ trước khi nhập mã. Không điền thông tin nhạy cảm vào tiêu đề hoặc ghi chú; mã không thay thế việc kiểm soát phạm vi phổ biến liên kết.

**Thành viên hiển thị và danh tính người truy cập:** Nếu **Share Method** trong chi tiết chia sẻ hiển thị **Specified Members**, không coi đó là bằng chứng danh tính người truy cập liên kết được đối chiếu với danh sách thành viên. Với cách truy cập bằng liên kết này, người có liên kết hợp lệ và đáp ứng mã trích xuất cùng các điều kiện khác có thể truy cập nội dung, kể cả sau khi liên kết được chuyển tiếp. Nếu phải giới hạn theo danh tính cụ thể, hãy dùng kiểm soát truy cập theo danh tính đã được tổ chức xác minh hoặc phương thức bàn giao được phê duyệt khác và thử trước khi bàn giao; không chỉ dựa vào thành viên hiển thị hoặc mã trích xuất.

Xem cấu hình đầy đủ tại [Thiết lập chính sách liên kết chia sẻ](https://www.nsecsoft.com/vi/docs/ping64-file-collaboration/filelink/share-links/policy/).

Nếu chính sách hiện có đang bật, áp dụng cho các tài khoản liên quan và đáp ứng yêu cầu của chức năng này, có thể dùng lại; không cần tạo hoặc sửa chính sách chỉ cho thao tác này. Chỉ khi cần, quản trị viên có quyền mới điều chỉnh và kiểm tra theo các bước dưới đây. Quyền tài khoản, phê duyệt và điều kiện thao tác thực tế vẫn phải được đáp ứng riêng.

## Quản trị viên cấu hình điều kiện chia sẻ

Trong quản trị FileLink tại **MFT Security**, kiểm tra chính sách đang bật áp dụng cho tài khoản khởi tạo và thời hạn, giới hạn lượt lấy và xem, mã truy cập, trường lý do trong **Share Policy**. Nếu cần phê duyệt, kiểm tra mẫu và quy tắc kích hoạt. Giao diện quy tắc hiện tại không cung cấp điều kiện khớp riêng từng mục; không mặc định giới hạn tệp, người nhận hoặc loại tệp chắc chắn kích hoạt phê duyệt. Dùng lại cấu hình phù hợp; nếu cần sửa, quản trị viên có quyền đánh giá tác động và làm theo [chính sách liên kết chia sẻ](https://www.nsecsoft.com/vi/docs/ping64-file-collaboration/filelink/share-links/policy/). Thay đổi phân bổ tài khoản có thể xóa phân bổ trực tiếp trong chính sách khác cùng loại; kiểm tra riêng chính sách và tài khoản, rồi dùng tệp không nhạy cảm xác minh trạng thái và giới hạn.

## Kiểm tra cách cập nhật tệp đã chia sẻ

Chính sách chia sẻ có tùy chọn **Always Link to Latest Version**, nhưng trong một số trường hợp tải tệp, cách hoạt động khác với mô tả trên giao diện: khi bật, hệ thống sử dụng nội dung được ghi nhận lúc tạo chia sẻ; khi tắt, hệ thống liên kết tới tệp nguồn hiện tại, và có thể không tải được nếu tệp nguồn bị xóa hoặc không khả dụng. Không dựa vào tên tùy chọn để kết luận người nhận luôn thấy nội dung mới nhất, và không coi liên kết chia sẻ là bản sao lưu.

Không cài đặt nào trong hai trạng thái bảo đảm nội dung tệp liên quan luôn sẵn có. Việc tải xuống có thể thất bại nếu nội dung cần thiết không còn khả dụng.

Thiết lập được xác định khi tạo chia sẻ; không mặc định rằng thay đổi chính sách sau đó sẽ thay đổi các liên kết hiện có. Nếu cần chuyển giao nội dung xác định, có thể tạo liên kết mới và kiểm tra nội dung thực tế trước khi gửi. Kiểm tra riêng hành vi của thư mục và bản xem trước. Khi triển khai hoặc điều chỉnh chính sách, quản trị viên có thể tham khảo cách thử nghiệm trong [cài đặt chính sách liên kết chia sẻ](https://www.nsecsoft.com/vi/docs/ping64-file-collaboration/filelink/share-links/policy/).

## Tạo liên kết

1.  Xác nhận chính sách áp dụng cho phép tài khoản chia sẻ và tài khoản có quyền chia sẻ nội dung được chọn. Xem được tệp trong không gian dùng chung không nhất thiết có quyền chia sẻ; chủ sở hữu, quản trị viên hoặc thành viên chỉnh sửa có thể tạo chia sẻ theo quyền của họ.
2.  Trong FileLink, chọn tệp hoặc thư mục tại không gian cá nhân hoặc không gian dùng chung có quyền tương ứng, rồi dùng thao tác chia sẻ trên trang.
3.  Trong cửa sổ **Share Link**, chọn thời hạn. Các thời hạn và phạm vi tùy chỉnh phụ thuộc vào trang và chính sách tổ chức.
4.  Bật và kiểm tra **Extraction Code** theo yêu cầu. Nếu chính sách bắt buộc mã, giữ cài đặt này được bật.
5.  Nếu trang cho phép **Extraction Limit**, nhập giá trị mong muốn. Giới hạn thực tế có thể do chính sách quyết định; kiểm tra thông tin chia sẻ sau khi tạo, không mặc định giá trị nhập đã có hiệu lực.
6.  Nhập lý do khi được yêu cầu và ghi chú nếu cần. Kiểm tra nội dung cùng cài đặt rồi gửi. Nếu cần phê duyệt, chờ hoàn tất và xác nhận trạng thái trước khi chuyển liên kết.

Thời hạn chọn khi tạo có thể không phải thời điểm hết hạn cuối cùng. Chính sách tổ chức có thể áp dụng thời hạn mặc định cho chia sẻ không chỉ định ngày hết hạn hoặc rút ngắn thời hạn dài hơn xuống mức tối đa cho phép. Ngay cả khi trang cho chọn không thời hạn, hãy kiểm tra thời điểm hết hạn thực tế trong My Shares trước khi chuyển liên kết.

**Mục chia sẻ và quyền trong không gian chung:** Thành viên có vai trò “Can upload and download” hoặc “Can download” cũng có thể thấy mục chia sẻ, nhưng yêu cầu tạo chia sẻ sẽ bị từ chối do quyền của vai trò. Thấy mục này không đồng nghĩa có thể tạo liên kết. Khi có thông báo quyền, hãy kiểm tra vai trò thành viên, trạng thái tài khoản và chính sách áp dụng, rồi liên hệ quản trị viên không gian theo quy định của tổ chức. Không nâng quyền khi chưa đánh giá chỉ để hoàn tất chia sẻ.

## Hiểu giới hạn lượt xem và lượt lấy

Lượt xem và lượt lấy giới hạn các thao tác khác nhau trên liên kết, không tương đương số người nhận hay số tệp tải xuống thành công. Một thao tác có thể kích hoạt nhiều lần xác thực lượt xem. Trên một số trang, giới hạn lượt xem quá thấp có thể hết trước khi mở nội dung dù đã nhập đúng mã. Yêu cầu tải xuống đã qua xác thực có thể tiêu tốn một lượt lấy ngay cả khi quá trình tải tệp sau đó thất bại.

Khi đặt giới hạn, quản trị viên cần tính đến lượt dùng cho xác thực, thử nghiệm và thử lại, rồi kiểm tra bằng tệp không nhạy cảm. Khi gặp giới hạn hoặc lỗi xác thực, người nhận không nên thử liên tục; hãy nhờ người chia sẻ kiểm tra trạng thái và số lượt đã dùng, đồng thời liên hệ quản trị viên để xử lý. Không giả định thay đổi chính sách tự cập nhật giới hạn của liên kết hiện có; khi cần, tạo lại và kiểm tra liên kết theo quy trình tổ chức.

Ví dụ, khi cung cấp tài liệu thử nghiệm ngắn hạn cho đối tác, dùng thời hạn và mã được tổ chức chấp thuận, kiểm tra trạng thái và thời gian hết hạn trong danh sách chia sẻ, rồi chuyển qua kênh được phép. Ví dụ không phải cài đặt mặc định và không thay thế việc phê duyệt nội dung hoặc người nhận.

Chỉ riêng bản ghi kiểm toán báo tải xuống thành công qua liên kết chia sẻ không chứng minh người nhận đã nhận đầy đủ tệp; quá trình truyền vẫn có thể bị gián đoạn sau đó. Khi cần xác nhận bàn giao, hãy đối chiếu kết quả tải xuống và nội dung tệp với người nhận, rồi xử lý sai lệch theo quy trình của tổ chức.

## Kiểm tra, sao chép và hủy

1.  Mở danh sách chia sẻ của mình, tìm mục cần xử lý và kiểm tra trạng thái, thời gian hết hạn cùng thông tin truy cập hoặc nhận tệp trên trang.
2.  Dùng thao tác sao chép đối với chia sẻ đang hiệu lực khi được phép. Nội dung sao chép có thể chứa cả mã nhận; kiểm tra và chuyển theo yêu cầu của tổ chức.
3.  Nếu không còn cần chia sẻ hoặc phạm vi không đúng, hủy và xác nhận. Các yêu cầu truy cập hoặc nhận nội dung mới qua liên kết phải bị từ chối; các bản sao đã nhận phải được xử lý theo quy trình tổ chức.

Sau khi hủy chia sẻ, các yêu cầu truy cập và tải xuống mới phải bị từ chối, nhưng không thể bảo đảm dừng quá trình truyền đã qua kiểm tra và bắt đầu trước khi hủy hoặc thu hồi bản sao người nhận đã lấy. Nếu gửi nhầm, hãy xử lý ngay theo quy trình ứng phó sự cố của tổ chức.

## Xử lý sự cố

1.  **Không tạo được chia sẻ:** Kiểm tra chính sách cho phép chia sẻ, vai trò không gian, nội dung được chọn và trường bắt buộc.
2.  **Không sao chép hoặc truy cập được:** Kiểm tra trạng thái chờ phê duyệt, hết hạn, hủy hoặc đạt giới hạn; liên hệ quản trị viên theo trạng thái trên trang.
3.  **Mã hoặc số lần không như mong đợi:** Kiểm tra thông tin chia sẻ và chính sách, rồi nhờ quản trị viên xác nhận cài đặt có hiệu lực.
4.  **Người nhận không truy cập được:** Kiểm tra liên kết đầy đủ, mã chính xác, thời hạn và trạng thái chia sẻ; liên hệ quản trị viên hoặc hỗ trợ kỹ thuật nếu cần.