很多企業一提到「文件加密」，首先想到的是給壓縮包加密碼、把文件手動轉成密文，或者只在文件外發時臨時做保護。但企業內部真正高頻流轉的，往往是 Word、Excel、PPT、PDF、設計稿、報表、合約、報價單、方案書這類辦公文件。它們每天都在員工電腦、部門共享目錄、即時通訊接收目錄和業務終端之間持續生成、修改與流轉。如果加密只能依賴員工手動執行，最終通常會變成「少數人會用，多數場景沒落地」。
透明加密之所以適合企業辦公場景，核心在於它盡量不改變員工使用 Office、WPS 等業務軟體的原有習慣。對員工而言，仍然是在原來的應用裡建立、編輯和保存文件；對企業而言，只要命中了既定策略，這些文件會在生成時自動加密，並在受控環境中正常打開，在脫離控制環境後保持受保護狀態。這樣，企業治理的重點就不再是反覆提醒員工「記得先加密」，而是把敏感辦公文件的保護能力前移到日常辦公過程本身。
辦公文件洩密很少只發生在「文件被外發」這一刻。更常見的情況是，文件先在內部長期以明文存放，之後又被複製到個人目錄、共享磁碟、聊天接收目錄，或者在專案協作中被不同人反覆另存與轉存。等到企業意識到要做保護時，很多文件其實早已散落在多個終端和多個路徑之中。
這也是很多企業內部文件治理難以真正推進的原因。員工不一定是在刻意繞過制度，而是在真實辦公節奏裡，文件建立太頻繁、修改太頻繁、協作太頻繁。如果每次都要求人工判斷「這份要不要加密、什麼時候加密、用什麼方式加密」，執行成本很快就會高過制度本身。透明加密的價值，就在於把保護動作嵌入常見辦公軟體與既定文件類型中，讓新生成的敏感文件預設進入受控狀態。
只對新文件加密，往往還不夠。很多真正敏感的辦公資料，恰恰是早已沉澱在終端上的歷史合約、財務台帳、報價模板、客戶名單與專案資料。如果企業只上線新策略，卻不處理存量文件，那麼最容易被複製帶走的，往往還是那些早就存在的舊文件。
另一個常見缺口，是企業只關注辦公軟體本身，卻忽略了文件進入終端的其他入口。比如員工透過微信、第三方工具或特定接收目錄拿到的內部文件，如果落地後仍是明文，即使主辦公軟體已啟用保護，敏感文件仍可能從側邊路徑進入無保護狀態。
此外，很多組織已經下發了文件加密策略，卻沒有建立穩定的驗證手段。管理員不知道哪些終端真正生效，員工也不知道自己手上的文件是否已被納入文件安全體系。再往後一步，如果終端長期離線仍能持續打開加密文件，那麼內部文件加密在行動辦公、出差與弱網路場景下仍然存在邊界風險。
1. 在文件加密策略中為目標終端啟用透明加密
管理員先進入 文件加密 → 策略，點擊 請選擇終端，勾選需要下發策略的終端，再在策略設定裡選擇 加密模式。對大多數辦公文件治理場景，建議優先選擇 透明加密，並只勾選實際需要納入保護的授權軟體，而不是一次把全部軟體都加入範圍。完成後點擊 應用 下發策略。
這一步的關鍵不只是「打開透明加密」，而是明確哪些辦公軟體真正承擔企業內部敏感文件的建立與編輯工作。比如財務部門、銷售部門、法務部門、研發文件崗位，使用的軟體與文件類型並不完全相同，策略應依照真實業務逐步下發。策略下發後，還需要在終端工作列右下角找到加密托盤圖示，右鍵執行 刷新策略，讓終端及時取得最新設定。這樣，新建或修改的辦公文件才能按照透明加密規則自動進入受控狀態。
2. 用全盤加解密任務補齊歷史敏感辦公文件
透明加密更適合保護後續新建與持續編輯的文件，但企業內部真正高風險的，通常還包括大量歷史文件。管理員可進入 文件加密 → 全盤加解密，點擊 建立任務，在任務類型中選擇 全盤加密，再依實際情況設定執行時間。
在後續設定中，需要重點處理兩個選項。第一是 路徑設定，可透過 忽略位置 排除不應加密的目錄，也可以透過 指定位置 僅處理指定路徑；第二是 文件類型設定，既可以透過 選擇文件類型 納入常見辦公文件類型，也可以自訂新增類型。手冊同時強調，執行全盤加密時務必配置排除路徑，避免把不應加密的目錄帶入任務範圍。任務下發到目標終端後，管理員可在 全盤加解密 介面查看 任務詳情 與 任務日誌，確認歷史文件的補加密是否完成。
3. 對聊天接收目錄與第三方落地目錄啟用自動加密
如果企業內部文件經常透過微信或其他第三方工具接收，僅靠辦公軟體側的透明加密仍然不夠。Ping32 提供了面向落地目錄的補充控制方式。管理員在確認終端已啟用透明加密策略後，可在文件加密策略介面進入 其他設定，開啟 文件發現操作 功能。
點擊 參數設定 後，可以在 操作範圍 中新增規則，把 操作類型 設為 加密，再填入接收目錄路徑與需要保護的文件類型。對企業內部常見的聊天接收目錄、臨時交換目錄、共享同步目錄而言，這一步可以補上「文件落地即明文」的空檔。手冊還建議同步配置例外路徑，並在高級設定中優先使用 監聽目錄文件變更 的方式，讓文件落地後依設定延遲自動加密，降低明文暴露窗口。
4. 打開文件屬性展示和透明加解密記錄，建立日常驗證手段
內部文件加密要真正落地，管理員不能只看策略是否下發，還要能持續驗證結果。首先可以進入 文件加密 → 策略 → 其他設定 → Shell 擴展，點擊 參數設定 並勾選 展示加密文件屬性，之後保存並應用策略。這樣，終端使用者右鍵目標文件進入 屬性，切換到 文件安全 分頁後，就能查看 文件所有者、密級、安全域 等資訊。
與此同時，管理員還可以進入 文件加密 → 透明加解密 查看終端透明加解密記錄。這個頁面支援時間篩選、搜尋與匯出，適合確認策略是否持續命中、哪些終端在產生加密記錄、哪些文件在受控應用中被正常建立或打開。對內部辦公文件治理而言，這一步很重要，因為它把「策略已經發下去」轉化成了「加密結果確實看得見、查得到、能匯出」。
5. 用離線策略收緊內部文件在脫網場景下的訪問邊界
很多企業在內部文件加密上投入不少，但忽略了終端長期離線帶來的風險。Ping32 在 文件加密 → 策略 → 高級設定 → 離線策略 中提供了面向離線狀態的控制。管理員進入 參數設定 後，可選擇 僅在安全時長內打開加密文件，再透過右側 設定按鈕 填寫允許離線使用的指定時間，最後保存並應用策略。
這種配置的價值不在於限制正常辦公，而在於防止內部敏感文件在終端脫離伺服器連線後長期失控。對於經常出差、跨區域辦公或存在弱網路環境的崗位，離線策略能讓「文件已經加密」進一步變成「文件在脫網狀態下也有明確時限與邊界」。這樣，企業對內部辦公文件的保護就不只是靜態加密，而是持續可控的訪問約束。
從治理效果看，透明加密真正解決的是「如何讓企業內部的敏感辦公文件在日常使用中自然地被保護起來」。員工不需要頻繁改變辦公方式，管理員也不必把文件安全完全建立在手工操作與制度提醒之上。只要策略設計合理，新建文件、歷史文件與特定落地目錄中的文件都可以逐步納入統一保護範圍。
更重要的是，Ping32 並沒有把內部文件加密停留在「文件已變成密文」這一層，而是補上了核查與邊界控制。管理員可以透過文件屬性與透明加解密記錄驗證策略命中情況，也可以透過離線策略約束脫網後的使用時長。對需要長期治理合約、報表、台帳、設計資料、專案文件等內部辦公資料的企業而言，這種做法比一次性手動加密更穩定，也更接近日常辦公實際。
Q1：什麼是透明加密？它和手動給文件加密碼有什麼差別？
透明加密的核心，是把加密動作放進員工正常使用的軟體流程裡。根據 Ping32 的文件加密策略，命中授權軟體與規則的文件會在建立時自動加密，同時在受控環境中可以正常打開查看。相比手動加密碼，透明加密不依賴員工每次主動執行，更適合企業內部高頻生成與反覆修改的辦公文件。
Q2：企業已經啟用了透明加密，為什麼還要做歷史文件加密？
因為透明加密更偏向保護後續新建與持續編輯的文件，而很多真正敏感的辦公資料早已存在於終端與目錄中。若不透過 文件加密 → 全盤加解密 補齊歷史文件，這部分存量資料仍可能以明文狀態留在本地，成為內部文件治理的薄弱點。
Q3：內部辦公文件已經加密，員工離線時還能一直打開嗎？
不一定。Ping32 預設離線後仍允許打開加密文件，但管理員可以在 文件加密 → 策略 → 高級設定 → 離線策略 中改為 僅在安全時長內打開加密文件，並設定具體時長。超過這個時長後，終端將無法繼續打開加密文件，從而降低長期脫網帶來的風險。
聯絡我們
34 min