很多企業一提到文檔加密，最常見的擔心不是「能不能加密」，而是「會不會一加就全加」。如果所有文件都按同一方式處理，輕則影響員工日常編輯與協作，重則讓真正需要重點保護的文件反而淹沒在一片統一策略裡。對企業而言，理想的文檔加密軟體不應只是把文件變成密文，而是要盡可能準確地識別哪些文件屬於敏感文件、哪些場景需要加密、哪些文件需要繼續保持可用，再把保護動作落到真正高風險的資料對象上。
這也是「精準加密」與「泛化加密」的根本差別。泛化加密關注的是覆蓋面，精準加密關注的是命中率。前者常常帶來較大的業務摩擦，後者則要求系統能夠理解敏感內容、識別文件類型和使用場景，並在不犧牲可用性的前提下把加密能力打到需要保護的地方。文檔加密軟體如果做不到這一點，就很容易出現兩種問題：一類是真正敏感的文件沒有被識別出來，另一類是大量普通文件被過度加密，最終拖慢業務。
企業裡的敏感文件並不總是固定地躺在某個目錄裡。它們可能是合約、財務報表、研發文檔、客戶資訊表，也可能是透過微信、第三方工具或共享路徑進入終端的臨時文件。真正敏感的，不一定是文件副檔名本身，而是文件裡面的內容、來源和使用方式。如果加密策略只按目錄或只按應用粗放下發，就很容易出現誤判。
另一方面，很多文件在建立時並不一定一開始就應被加密，而是在命中敏感詞、特定規則或高風險使用場景後，才需要進入更嚴格的保護狀態。企業需要的不是簡單地把所有文檔都鎖起來，而是在業務仍然能正常運轉的前提下，把敏感資訊從海量文件中挑出來，並對這些文件實施更強的加密控制。
一個真正可用的精準加密方案，至少應包含三層能力。第一層，是建立清晰的敏感內容識別規則，讓系統知道什麼樣的內容應被判定為敏感。第二層，是讓這些識別規則與文檔加密策略聯動，在命中時自動觸發加密，而不是依賴人工判斷。第三層，是讓管理員能夠驗證策略是否真正生效，包括查看終端加解密記錄、文件安全屬性，以及第三方接收目錄或落地目錄中的文件是否被及時納入保護。
如果缺少第一層，系統就不知道哪些文件需要重點保護；如果缺少第二層，管理員即使定義了敏感內容也無法自動落地；如果缺少第三層，企業又無法確認所謂的「精準加密」是否真的發生在預期文件上。文檔加密軟體要做到精準，必須把這三層串起來。
1. 先在資料分類庫中定義「什麼是敏感文件」
管理員應先進入 開始 → 庫&模板 → 資料分類 → 添加，在資料分類庫中維護敏感詞和分類規則。這裡可以設定敏感詞名稱、敏感等級，並在 應用類型 中進一步定義磁碟類型、文件大小、文件屬性、掃描對象以及掃描文件類型；在 資料條件 中可按關鍵詞或正則表達式添加規則，並配置出現次數以及強制、非強制條件。
這一步決定了系統後續識別敏感文件的準確性。比如企業可以定義「合約條款 + 客戶名稱 + 金額欄位」為一類敏感規則，也可以為財務報表、個人資訊或研發文件建立不同分類。只有先把「什麼算敏感」定義清楚，後續的智慧加密才不會變成泛化加密。
2. 在文檔加密策略中啟用智慧加密，讓識別規則自動觸發加密
完成分類庫維護後，管理員可進入文檔加密策略設定頁面，在 策略 → 文檔加密 → 其他設定 中開啟 智慧加密，點擊 參數設定，勾選需要啟用的敏感詞規則，保存並應用策略。手冊明確說明，智慧加密是將 敏感內容分析 與 文檔加密技術 結合起來，透過關鍵詞和正則表達式識別終端文件中的敏感資訊，並對命中的文件執行強制加密與集中管控。
這一步的意義在於，文檔加密不再只依賴固定目錄、固定崗位或固定文件名，而是開始以內容命中為判斷依據。對於文件數量多、內容差異大、人工分類成本高的企業來說，這正是精準加密能真正落地的核心能力。
3. 先配置半透明加密，為智慧加密提供正確的前提條件
Ping32 手冊同時強調，啟用智慧加密前，需要先對相關應用配置 半透明加密策略。管理員可進入 文檔加密 → 策略，在 透明加密 配置頁中把 加密模式 設為 半透明加密，勾選需要生效的授權軟體並下發策略。隨後再進入 文檔加密 → 授權軟體，雙擊對應軟體和進程，在 高級設定 中取消勾選 「如果觸發高風險行為，始終使用透明加密模式」，並應用配置。
這一步很關鍵，因為精準加密不是要求所有該軟體生成的文件一開始就全部加密，而是允許文件先以半透明方式正常生成，再在命中敏感規則時由智慧加密介入。對需要在 WPS Office、Excel 等辦公應用中做內容識別後再加密的場景，這個前置條件決定了智慧加密能否真正生效。
4. 對第三方接收目錄和落地目錄補充自動加密，避免敏感文件繞過識別鏈路
很多企業的敏感文件並不只產生於 Office 本身，也可能透過微信或第三方工具落地到終端。為避免這些文件繞開既有加密鏈路，管理員可在確認終端已啟用透明加密策略後，進入文檔加密策略中的 其他設定，開啟 文件發現操作。隨後點擊 參數設定，在 操作範圍 中添加規則，把 操作類型 設為 加密，填入目標路徑和需要保護的文件類型，並在高級設定中優先選擇 監聽目錄文件變更。
這一步能夠把「透過聊天工具或第三方目錄落地的敏感文件」也納入精準加密範圍。對企業來說，精準加密不是只保護一種來源的文件，而是盡量讓敏感文件無論從哪條路徑進入終端，都能在合適條件下被及時識別並加密。
5. 用透明加解密記錄和文件屬性驗證精準加密是否真的命中
策略下發後，管理員可進入 文檔加密 → 透明加解密 查看終端透明加解密記錄，並透過時間篩選、搜尋和匯出確認哪些終端、哪些文件已產生對應記錄。如果還需要從終端側驗證文件狀態，可在 文檔加密 → 策略 → 其他設定 → Shell 擴展 中勾選 展示加密文件屬性，讓終端使用者在文件 屬性 → 文檔安全 中查看 文件所有者、密級、安全域 等資訊。
精準加密不能只停留在「策略已經下發」。只有當管理員能在記錄裡看到命中結果，且能在終端上驗證文件屬性時，企業才真正知道哪些敏感文件被識別並保護了，哪些規則還需要繼續優化。
從能力結構看，Ping32 實現精準加密的關鍵，不在於簡單擴大加密範圍，而在於把「識別敏感內容」「按規則觸發加密」「補齊第三方落地場景」「驗證加密結果」串成一條完整鏈路。資料分類庫負責定義敏感內容，智慧加密負責在命中時自動施加保護，半透明加密負責保證業務過程仍具可用性，文件發現操作補齊旁路文件來源，透明加解密記錄和文件屬性則負責最終驗證。
這意味著企業討論文檔加密軟體時，不再只看「支不支援加密」，而是更關注「能不能把真正敏感的文件精準找出來並保護好」。對需要兼顧安全性和可用性的辦公環境而言，這比單純把所有文件一刀切加密更可執行，也更符合真實業務運作方式。
Q1：為什麼文檔加密軟體不能只靠目錄或應用做加密？
因為真正敏感的文件並不總是固定存放在某個目錄，也不總是由某一個應用產生。很多文件是否敏感，要看裡面的內容、規則命中情況和進入終端的方式。只按目錄或應用做粗放加密，很容易出現漏加密或過度加密。
Q2：Ping32 的智慧加密為什麼要先配置半透明加密？
因為智慧加密的目標，是讓文件在命中敏感內容規則時再進入更嚴格的加密狀態，而不是從一開始就把所有同類文件全部加密。手冊明確說明，相關應用需要先配置 半透明加密策略，否則智慧加密無法按預期生效。
Q3：怎樣判斷精準加密是否真的生效了？
可從兩個層面驗證。其一是到 文檔加密 → 透明加解密 查看記錄，確認終端是否已產生對應的加解密事件；其二是開啟 展示加密文件屬性，在終端文件屬性中查看文件所有者、密級和安全域等資訊。兩者結合，才能確認規則命中和最終加密結果是否一致。
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