在許多律師事務所的資訊化建設過程中，大家往往更關注案件管理系統、檔案協作、郵件歸檔等業務效率工具，卻忽視了一個同樣關鍵的風險來源——終端與檔案流轉過程中的資訊外洩。
在實際辦公場景中，律師和助理頻繁處理客戶資料、證據材料、合約草案、法律意見書等高度機密資訊。這些檔案一旦透過郵件誤發、隨身碟複製、即時通訊外傳、列印帶走甚至手機拍照等方式流出，不僅會造成客戶信任危機，還可能引發職業責任賠償和監管處罰。
那麼，在不影響律師高效協作與行動辦公的前提下，律師事務所如何實現資訊的全面加密與防洩漏？我們不妨從一個典型辦公場景說起。
在一家擁有多家分所的中型律師事務所中，合夥人、律師、助理和行政人員每天需要處理大量案件資料。由於業務需要，檔案經常在不同終端之間流轉，部分律師還會使用個人筆記型電腦或家用電腦遠端辦公。
隨著業務規模擴大，問題逐漸浮現。有員工為了便於回家加班，將案件資料複製到個人隨身碟；有律師透過個人微信或外部信箱傳送合約草案給客戶；列印出來的紙本資料沒有統一銷毀；離職員工帶走了大量未加密的客戶資料；甚至有律師在咖啡廳辦公時，螢幕上顯示的案件資訊被旁邊的人拍照。
由於缺乏統一的技術管控手段，管理階層無法即時掌握檔案的流通路徑和使用情況，只能依賴制度約束和員工自律。在一次客戶資訊安全稽核中，律師事務所發現多起檔案外傳行為未留下任何記錄，暴露出嚴重的管理盲點。於是，該事務所開始導入 Ping64 辦公安全一體化平台，對終端、檔案、外傳通道和行為稽核進行系統化管理。
Ping64 並不是簡單地限制檔案使用，而是圍繞「加密、管控、稽核、回應」四個核心目標，對律師事務所機密資訊從產生、儲存、使用到外傳進行全生命週期管理。作為一個一體化平台，它將檔案加密、終端管控、外傳管理、行為稽核、風險預警等能力集中在一個系統中，避免多套工具各自為政帶來的管理盲點。
一、透明檔案加密，讓核心檔案「帶不走、打不開」
律師事務所的核心資產就是檔案本身。Ping64 提供透明檔案加密能力，可以對案件資料、合約、法律意見書等指定類型的檔案進行自動加密。加密後的檔案在授權終端上可以正常開啟編輯，但一旦脫離受控環境，例如複製到隨身碟、上傳到外部雲端硬碟或透過郵件傳送到外部，檔案將無法開啟或顯示為亂碼。
這種方式對律師的日常操作幾乎沒有影響，不影響正常辦公效率，卻從根本上解決了「檔案被帶走後失控」的問題。即使筆記型電腦遺失或離職員工帶走檔案，核心資訊也不會輕易外洩。
二、全域外傳管控，郵件、IM、隨身碟、雲端硬碟出口統一設防
律師事務所資訊外洩有很大一部分發生在外傳環節。Ping64 對外傳通道進行統一管控，涵蓋郵件、即時通訊工具、隨身碟、外接硬碟、雲端硬碟、列印等多種途徑。
管理員可以根據政策設定哪些檔案允許外傳、哪些需要審核、哪些直接阻斷。例如，合約草案可以設定為僅限內部流通，禁止透過微信或外部信箱傳送；確實需要外傳時，員工可以發起審核流程，由合夥人或 IT 管理員批准後臨時開放權限。所有外傳行為均被完整記錄，便於事後追溯。
三、螢幕浮水印與列印管控，嚇阻拍照截圖洩密
除了電子檔案外傳，螢幕拍照和列印帶走也是律師事務所常見的洩密途徑。Ping64 支援螢幕浮水印功能，可以在終端螢幕上顯示包含員工姓名、工號、時間等資訊的動態浮水印。一旦發生拍照洩密，可以透過浮水印快速定位責任人，形成強大的心理威懾。
同時，Ping64 對列印行為進行管控和稽核。管理員可以限制機密檔案的列印權限，或要求列印時自動加上紙本浮水印。所有列印工作均記錄檔案名稱、列印者、列印時間、頁數等資訊，防止紙本資料被私自帶走。
四、終端設備與軟體管控，從源頭減少洩密通道
律師事務所終端環境複雜，員工可能私自連接外部設備或安裝與工作無關的軟體。Ping64 可以對 USB 連接埠、藍牙、光碟機、無線網卡等周邊設備進行精細化控制，禁止未授權設備連接。同時，透過軟體黑白名單機制，限制高風險軟體或與工作無關的應用程式執行，避免因軟體漏洞或惡意程式導致的資料外洩。
這種終端管控能力與檔案加密、外傳管控形成聯動，從源頭上減少了資訊外流的實體通道。
五、行為稽核與風險預警，讓異常操作第一時間曝光
在傳統環境中，員工複製檔案、外傳郵件、列印資料等行為往往不會被察覺，風險具有落後性。Ping64 具備全面的行為稽核能力，能夠記錄終端上的檔案操作、外傳行為、列印記錄、設備連接、軟體執行等日誌。
當系統識別到異常行為時，例如大量檔案被複製到隨身碟、非工作時間大量列印、向外部信箱傳送機密檔案等，會即時觸發警報通知管理員。管理員可以快速介入，阻斷風險行為，將洩漏風險控制在萌芽階段。
六、一體化平台綜合優勢：加密、管控、稽核、回應協同聯動
與單一加密工具或 DLP 產品不同，Ping64 的最大優勢在於「一體化」。它把檔案加密、終端管控、外傳管理、行為稽核、風險預警、遠端回應等多項能力整合在同一個平台中，資料互通、政策聯動、統一管理。
例如，當系統偵測到某終端正在嘗試將加密檔案複製到隨身碟時，可以自動觸發警報，並同時執行阻斷、記錄、通知管理員等一系列動作。這種協同聯動能力，讓律師事務所無需部署多套獨立工具，即可實現從檔案加密到行為稽核的閉環管理，大幅降低維運複雜度和安全死角。
七、行動辦公與多分所統一政策，適應律師事務所靈活協作
律師事務所的律師經常需要出差、在家辦公或在客戶現場處理事務。Ping64 支援對行動辦公終端進行統一政策派送，無論終端在內部網路還是外部網路，只要安裝了用戶端，就能持續執行加密和管控政策。對於多分所架構，總部可以統一制定安全政策，分所執行並回報資料，實現集團化統一管理。
這種靈活的部署方式，既滿足了律師行動辦公的需求，又保證了安全政策不會因網路環境變化而失效。
八、合規記錄，滿足律師行業保密義務與客戶稽核要求
律師行業有嚴格的保密義務，客戶也越來越重視資訊安全。Ping64 提供完整的稽核日誌和報表功能，可以記錄誰在什麼時間、透過什麼方式、對哪些檔案進行了什麼操作。這些日誌可以作為內部合規審查和客戶安全稽核的依據，幫助律師事務所證明自身在資訊保護方面的努力和成效。
Ping64 的導入讓律師事務所的資訊資產變得清晰可見，檔案流轉過程可控可查，外傳行為有記錄、有審核、有阻斷。更重要的是，這種管理方式並沒有增加律師的額外負擔，反而透過透明的加密機制和靈活的審核流程，讓合規路徑更加順暢，減少了因操作不便而導致的繞道和違規行為。
透過 Ping64 這樣的一體化辦公安全平台，律師事務所可以在不影響業務效率和行動辦公的前提下，實現對核心資訊的全面加密、對外傳通道的統一管控、對異常行為的即時預警，讓保密義務真正落實到每一次檔案操作和每一次外傳行為中，讓風險可管理、可預防、可追溯。
聯絡我們
29 min