# Freigabelinks erstellen und verwalten Canonical: https://www.nsecsoft.com/de/docs/ping64-file-collaboration/filelink/share-links/use/ Language: de-DE Updated: 2026-11-15T04:14:47.75073Z Für FileLink in Ping64 gilt: Ein Freigabelink ermöglicht Empfängern den Zugriff auf Dateien oder Ordner eines Bereichs. Dies unterscheidet sich vom [regulären Sendeauftrag](https://www.nsecsoft.com/de/docs/ping64-file-collaboration/filelink/file-transfer/). Wählen Sie nach Bedarf und beachten Sie die Vorgaben Ihrer Organisation zur externen Bereitstellung. Links und Abrufcodes sind vertrauliche Zugangsdaten. Wer einen Link besitzt und dessen Bedingungen erfüllt, kann möglicherweise auf Inhalte zugreifen. Verwenden Sie keine unzulässigen Kanäle. Falls Link und Code getrennt übertragen werden müssen, prüfen Sie den kopierten Inhalt: Er kann beides enthalten. Der kopierte Link selbst kann den Abrufcode enthalten, nicht nur der separat angezeigte Text. Wenn getrennte Kanäle vorgeschrieben sind, prüfen Sie den tatsächlich übermittelten Link auf den Code und übermitteln Sie den Code über einen genehmigten unabhängigen Kanal. Testen Sie den Zugriff vor der Übergabe mit einer nicht vertraulichen Datei. Enthält der zu übermittelnde Link weiterhin den Abrufcode, senden Sie ihn nicht so, als wäre der Code getrennt. Prüfen Sie zunächst mit einer nicht vertraulichen Datei, ob ein Zugriffsweg ohne enthaltenen Code funktioniert. Lässt sich dies nicht bestätigen, verwenden Sie einen anderen von der Organisation genehmigten Übermittlungsweg. Auch bei aktiviertem Abrufcode können Personen mit einem gültigen Link den Freigabetitel und die Anmerkung möglicherweise vor Eingabe des Codes sehen. Tragen Sie dort keine vertraulichen Informationen ein. Der Code ersetzt nicht die Kontrolle darüber, an wen der Link weitergegeben wird. **Angezeigte Mitglieder und Identität:** Wenn unter **Share Method** in den Freigabedetails **Specified Members** angezeigt wird, ist dies kein Nachweis, dass die Identität eines Linkbesuchers mit der Mitgliederliste abgeglichen wird. Bei dieser Linkzugriffsart kann eine Person mit gültigem Link auf den Inhalt zugreifen, wenn sie den gegebenenfalls erforderlichen Abrufcode und die weiteren Zugriffsbedingungen erfüllt, auch nach Weiterleitung des Links. Muss der Zugriff auf bestimmte Identitäten beschränkt werden, verwenden Sie eine von Ihrer Organisation geprüfte Identitätszugriffskontrolle oder einen anderen genehmigten Übermittlungsweg und testen Sie ihn vor der Weitergabe. Verlassen Sie sich nicht allein auf Mitgliederanzeige oder Abrufcode. Die vollständige Konfiguration finden Sie unter [Richtlinieneinstellungen für Freigabelinks](https://www.nsecsoft.com/de/docs/ping64-file-collaboration/filelink/share-links/policy/). Deckt eine aktivierte geltende Richtlinie die betreffenden Konten bereits ab und erfüllt die Anforderungen dieser Funktion, kann sie wiederverwendet werden; für diesen Vorgang allein ist keine neue oder geänderte Richtlinie nötig. Nur bei Bedarf passt eine berechtigte Administration sie anhand der folgenden Schritte an und prüft sie. Kontoberechtigung, Genehmigung und tatsächliche Betriebsbedingungen sind weiterhin getrennt zu erfüllen. ## Freigabebedingungen als Administration konfigurieren Prüfen Sie in der FileLink-Verwaltung unter **MFT Security** die aktivierte Richtlinie für das initiierende Konto sowie Gültigkeit, Abruf- und Aufruflimits, Abrufcode und Grundfeld in **Share Policy**. Prüfen Sie bei Bedarf Genehmigungsvorlage und Auslöseregeln. Die aktuelle Regeloberfläche bietet keine einzelnen Abgleichbedingungen; Datei-, Empfänger- oder Dateitypbeschränkungen lösen nicht notwendigerweise eine Genehmigung aus. Verwenden Sie geeignete Einstellungen weiter; bei Änderungen bewertet eine berechtigte Administration die Auswirkungen und folgt der [Freigabelinkrichtlinie](https://www.nsecsoft.com/de/docs/ping64-file-collaboration/filelink/share-links/policy/). Kontozuweisungen können direkte Zuweisungen zu anderen Richtlinien desselben Typs entfernen. Prüfen Sie Richtlinie und Konten getrennt und testen Sie Status und Grenzen mit nicht vertraulichen Dateien. ## Aktualisierung freigegebener Dateien prüfen Die Freigaberichtlinie enthält die Option **Always Link to Latest Version**. Bei bestimmten Dateidownloads weicht das Verhalten von der Beschreibung ab: Ist sie aktiviert, wird der beim Erstellen der Freigabe erfasste Dateiinhalt verwendet. Ist sie deaktiviert, wird die aktuelle Quelldatei herangezogen; wurde diese gelöscht oder ist nicht verfügbar, kann der Download fehlschlagen. Leiten Sie aus dem Optionsnamen nicht ab, dass Empfänger stets den neuesten Inhalt sehen, und verwenden Sie einen Freigabelink nicht als Sicherung. Keine der beiden Einstellungen garantiert, dass der benötigte Dateiinhalt dauerhaft verfügbar bleibt. Ist er nicht verfügbar, kann der Download fehlschlagen. Die Einstellung wird beim Erstellen der Freigabe festgelegt; gehen Sie nicht davon aus, dass spätere Richtlinienänderungen vorhandene Links ändern. Für einen bestimmten Inhalt können Sie einen neuen Link erstellen und dessen tatsächlichen Inhalt vor der Weitergabe prüfen. Prüfen Sie Ordner und Vorschau gesondert. Bei Einführung oder Änderung der Richtlinie können Administratoren das Pilotverfahren unter [Freigabelink-Richtlinie](https://www.nsecsoft.com/de/docs/ping64-file-collaboration/filelink/share-links/policy/) verwenden. ## Link erstellen 1. Prüfen Sie, dass eine geltende Richtlinie Freigaben erlaubt und das Konto den Inhalt freigeben darf. Sichtbarkeit eines gemeinsamen Bereichs bedeutet nicht automatisch Freigaberecht; Eigentümer, Administratoren oder Bearbeitende können entsprechend ihrer Rechte freigeben. 2. Wählen Sie in FileLink Dateien oder Ordner im persönlichen Bereich oder einem berechtigten gemeinsamen Bereich und verwenden Sie die angebotene Freigabeaktion. 3. Wählen Sie im Fenster „Share Link“ eine Gültigkeitsdauer. Auswahl und benutzerdefinierter Bereich hängen von Seite und Richtlinie ab. 4. Aktivieren und prüfen Sie „Extraction Code“ gemäß Organisationsvorgabe. Ist er durch die Richtlinie erforderlich, lassen Sie ihn aktiviert. 5. Falls „Extraction Limit“ einstellbar ist, geben Sie den Bedarf ein. Die Richtlinie kann die wirksame Anzahl bestimmen; prüfen Sie nach Erstellung die Freigabeinformationen statt nur den Eingabewert. 6. Geben Sie bei Pflicht eine Begründung und bei Bedarf eine Bemerkung ein. Prüfen Sie Inhalt und Einstellungen und reichen Sie ein. Warten Sie bei Genehmigungspflicht den Abschluss ab und prüfen Sie den Status vor der Weitergabe. Die beim Erstellen gewählte Gültigkeit muss nicht dem endgültigen Ablauf entsprechen. Die Organisationsrichtlinie kann für Freigaben ohne angegebenes Ablaufdatum eine Standardfrist setzen oder längere Fristen auf das zulässige Maximum verkürzen. Prüfen Sie daher auch bei einer angebotenen unbegrenzten Gültigkeit den tatsächlichen Ablauf unter My Shares, bevor Sie den Link weitergeben. **Freigabeaktion und Berechtigung im gemeinsamen Bereich:** Mitglieder mit der Rolle „Can upload and download“ oder „Can download“ sehen die Freigabeaktion möglicherweise ebenfalls; der Antrag zum Erstellen einer Freigabe wird für diese Rollen jedoch wegen fehlender Rollenberechtigung abgelehnt. Die sichtbare Aktion bedeutet nicht, dass ein Link erstellt werden kann. Prüfen Sie bei einer Berechtigungsmeldung Mitgliedsrolle, Kontostatus und geltende Richtlinie und wenden Sie sich gemäß den Organisationsregeln an die Bereichsadministration. Erweitern Sie Berechtigungen nicht ungeprüft nur, um eine Freigabe abzuschließen. ## Abruf- und Aufrufbegrenzungen verstehen Aufrufe und Abrufe begrenzen unterschiedliche Aktionen. Sie entsprechen weder der Zahl der Empfänger noch der erfolgreich heruntergeladenen Dateien. Eine Aktion kann mehrere Aufrufprüfungen auslösen. Auf manchen Seiten kann eine sehr niedrige Aufrufgrenze nach Eingabe des richtigen Codes erreicht sein, bevor der Inhalt geöffnet wird. Ein erfolgreich geprüfter Downloadversuch kann bereits als Abruf zählen, auch wenn der anschließende Download fehlschlägt. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Prüfungen, Pilotversuche und mögliche Wiederholungen und testen Sie mit einer nicht vertraulichen Datei. Bei einer erreichten Grenze oder fehlgeschlagenen Prüfung sollten Empfänger nicht wiederholt versuchen, sondern den Freigebenden um Prüfung von Status und genutzten Aufrufen bitten und die Administration kontaktieren. Eine Richtlinienänderung ändert bestehende Freigaben nicht notwendigerweise automatisch; erstellen und prüfen Sie bei Bedarf den Link nach den Organisationsvorgaben erneut. Beispielsweise können Testunterlagen für Partner mit organisationskonformer Gültigkeit und Code bereitgestellt werden. Prüfen Sie Status und Ablauf in Ihren Freigaben und übermitteln Sie über einen zugelassenen Kanal. Das Beispiel beschreibt keine Standardwerte und ersetzt keine Genehmigung von Inhalt und Empfängern. Ein Auditdatensatz über einen erfolgreichen Download über einen Freigabelink beweist für sich genommen nicht, dass die empfangende Person die vollständige Datei erhalten hat; die Übertragung kann anschließend noch unterbrochen werden. Wenn die Zustellung bestätigt werden muss, prüfen Sie Download-Ergebnis und Dateiinhalt mit der empfangenden Person und behandeln Sie Abweichungen nach dem Organisationsprozess. ## Prüfen, kopieren und widerrufen 1. Öffnen Sie Ihre Freigaben und prüfen Sie Status, Ablauf und angezeigte Zugriffs- oder Abrufinformationen. 2. Kopieren Sie einen aktiven Link, sofern verfügbar. Der Inhalt kann den Abrufcode enthalten; prüfen und übertragen Sie ihn gemäß Organisationsanforderung. 3. Widerrufen Sie eine nicht mehr benötigte oder falsch begrenzte Freigabe und bestätigen Sie. Neue Zugriffs- oder Abrufanfragen über den Link sollten danach abgelehnt werden; bereits erhaltene Kopien sind nach Organisationsverfahren zu behandeln. Nach dem Widerruf sollten neue Zugriffs- und Downloadanfragen abgelehnt werden. Es ist jedoch nicht garantiert, dass eine zuvor geprüfte und bereits begonnene Übertragung unterbrochen wird; bereits erhaltene Kopien lassen sich nicht zurückholen. Behandeln Sie Fehlversendungen unverzüglich nach dem Incident-Response-Verfahren der Organisation. ## Fehlerbehebung 1. **Erstellen nicht möglich:** Prüfen Sie Freigaberichtlinie, Bereichsrolle, Inhalt und Pflichtfelder. 2. **Kopieren oder Zugriff nicht möglich:** Prüfen Sie ausstehende Genehmigung, Ablauf, Widerruf und erreichte Grenzen; kontaktieren Sie je nach Status die Administration. 3. **Code oder Anzahl unerwartet:** Prüfen Sie Freigabeinformationen und Richtlinie und lassen Sie die wirksamen Einstellungen bestätigen. 4. **Empfänger kann nicht zugreifen:** Prüfen Sie Vollständigkeit des Links, Code, Gültigkeit und Status; kontaktieren Sie bei Bedarf Administration oder Support.