如何开启对员工外发文件的监控审计

员工通过聊天工具、浏览器、邮箱、网盘、移动介质等方式外发文件，是企业数据安全治理中最常见、也最需要持续留痕的一类风险场景。通过 Ping32 在

文件安全

中启用

泄密追踪

，管理员不仅能够掌握“谁在什么时间通过什么途径外发了什么文件”，还可以在必要时进一步结合截屏、告警、备份和敏感内容分析，形成更完整的审计链路。

从实施策略上看，建议先将

泄密追踪

作为基础能力稳定启用，再根据企业的安全要求逐步叠加

泄密备份

、

敏感内容分析

、浏览器泄密渠道分析等增强项。这样既能尽快建立外发留痕能力，也能避免在初期一次性叠加过多策略，增加调试成本。

开启“泄密追踪”实现外发文件监控审计

如果企业当前主要目标是建立外发可追溯能力，建议优先完成本节配置。完成后，管理员即可在

泄密追踪

中查看员工外发文件的审计记录，并根据实际风险水平决定是否继续启用备份、敏感内容识别或更细粒度的风险处置。

1. 在 Ping32 控制台点击

数据安全

→

策略

，进入数据安全策略设置界面。

2. 在数据安全策略设置界面中，点击

文件安全

，开启

泄密追踪

，实现对员工外发文件的监控审计。

3. 点击

参数设置

→

常规设置

，按需配置以下选项：

勾选

发现泄密时截屏

：

• 设置截屏次数与截屏间隔
• 实现员工外发文件时自动截屏审计

勾选

发现泄密时告警

：

• 向控制台管理员弹窗告警
• 可配置为短期外发多个文件文件时触发

4. 策略设置完成后，确认策略应用终端。

5. 确认策略应用终端后，点击

应用

，即可开启对员工外发文件的监控审计。

6. 策略下发后，点击

数据安全

→

泄密追踪

，即可查看员工外发文件的相关审计记录。

完成上述配置后，建议在测试终端上模拟一次外发动作，例如通过微信、浏览器或邮箱发送一个测试文件，再返回

数据安全

→

泄密追踪

检查是否已经生成对应记录。验证时可重点关注终端名称、外发途径、文件名称、时间戳以及是否附带截屏或告警信息，确认审计链路完整可用。

备份泄密文件（可选）

如果企业不仅希望知道“发生过外发”，还希望在事后能够直接调取原始外发文件进行核查，则建议进一步配置

泄密备份

。该能力特别适用于高价值岗位、重点项目组或需要保留证据原件的合规场景。

1. 在 Ping32 控制台点击

数据安全

→

策略

→

选择对应的策略

→

文件安全

→

泄密追踪

→

参数设置

2. 点击

泄密备份

→

添加

，可配置触发泄密时备份泄密文件：

3. 在弹出的窗口中配置备份设置，附配置项说明

外发途径

• 默认为 所有途径 ，即通过任何方式外发的文件都会备份
• 可配置为 指定泄密途径 ，支持设置 自定义程序

规则

• 默认为 全部文件
• 可配置为复合规则，支持：
• 指定 文件类型
• 指定 文件大小 区间

操作

• 默认操作为 备份 ，若要设置指定程序不进行文件备份，则选择不备份

网络路径

• 默认操作为 不备份 ，若要设置备份网络驱动的文件，选择备份

备注

• 填写该条目的备注信息（便于区别于其他条目）

在规划

泄密备份

时，建议不要简单对所有外发行为无差别备份，而应优先结合

外发途径

、

规则

和重点岗位做精细化配置。这样既能降低无效备份带来的存储压力，也更有利于管理员快速聚焦真正需要留存的高风险文件。

分析文档中是否包含敏感内容（可选）

对于外发文件较多、人工逐条甄别成本较高的企业，

敏感内容分析

能够进一步提升审计效率。管理员可以通过

数据分类

识别文件中是否包含特定敏感词、敏感字段或业务分类内容，从而让外发审计从“看见外发”升级为“识别外发内容风险”。

1. 在 Ping32 控制台点击

数据安全

→

策略

→

选择对应的策略

→

文件安全

→

泄密追踪

→

参数设置

2. 点击

敏感内容分析

，勾选

敏感内容

，开启敏感内容分析，支持

• 智能分析：该模式会依据系统资源占用情况以及是否空闲等条件进行分析
• 实时分析：该模式下会实时分析文件内容

3. 在下方的数据分类中选择需要分析的敏感词

数据分类库添加方法详见：

数据分类库添加方法

可选配置：

• 只审计包含敏感内容的记录
• 立即备份包含敏感内容的文件

若企业希望减少普通文件带来的审计干扰，可优先启用“只审计包含敏感内容的记录”；若还希望在命中敏感内容时保留原始证据，则可同时勾选“立即备份包含敏感内容的文件”。这类组合配置更适合高风险数据治理场景。

启用浏览器泄密渠道分析（可选）

Ping32 泄密追踪支持针对浏览器泄密的行为进行域名分析，可对泄密行为进行更精细化处理。

开启“AI Pro 服务”

在 Ping32 控制台点击

系统设置

→

高级设置

中开启

AI Pro 服务

开启“智能分析泄密应用”策略

1. 开启

泄密追踪

策略

2. 在泄密追踪策略设置界面点击

其他

3. 开启

智能分析泄密应用

4. 点击

确定

→ 点击

应用

查看效果

策略下发后，点击

数据安全

→

泄密追踪

查看审计记录。示例：终端通过浏览器登录

百度网盘

进行文件外发时，泄密途径将显示为

百度网盘

，而非仅显示浏览器（如 Edge）。在泄密途径的详细信息中，可查看：

• 泄密软件：例如 Edge浏览器
• 泄密方式：例如 QQ邮箱

通过上述方式，可更精细化审计泄密途径，帮助管理人员准确了解用户的泄密方式。

实施建议与常见思路

• 若企业刚开始建设外发审计体系，建议先启用 泄密追踪，确认审计记录稳定生成后，再逐步开启 泄密备份 与 敏感内容分析。
• 对高风险岗位，建议同时启用 发现泄密时截屏 与 发现泄密时告警，提升事件发现效率与复盘完整度。
• 对浏览器类外发场景，建议结合 AI Pro 服务 与 智能分析泄密应用，避免记录只停留在浏览器进程层面而缺少具体外发方式信息。
• 外发审计策略正式大范围下发前，建议先在不同外发途径上做验证，确保审计、备份、告警和敏感内容识别结果与预期一致。